Schnellstart

Ein einfaches Projekt, vom ersten Eintrag bis zum ersten Bericht

Acht Schritte durch Phased mit einem echten eigenen Auftrag oder einem erfundenen, den Sie danach wieder löschen können. Ein neues Konto beginnt mit einer 30-tägigen Pro-Testphase, damit Ihnen von der ersten Anmeldung an jeder Schritt offensteht.

Von Marko Rimár, Architekt und Gründer von Phased 4 Min. Lesezeit

Der Wochenkalender: Ziehen Sie über die Zeit, die Sie gearbeitet haben, und der Eintrag steht.

Stundensatz und Währung prüfen

Bei der Einrichtung fragt Phased nach Ihrem Standard-Stundensatz und der Anzeigewährung. Der Stundensatz gibt Ihrer erfassten Zeit einen Wert. Beides können Sie später unter Einstellungen › Stundensatz & Währung ändern.

Nehmen Sie den Stundensatz, den Sie üblicherweise berechnen oder an dem Sie sich messen wollen. Ein Projekt oder eine Phase kann einen eigenen Stundensatz haben, aber der Grundwert in den Einstellungen bleibt immer nötig.

Ein einfaches Projekt anlegen

  1. Öffnen Sie „Projekte“ und klicken Sie auf „Neues Projekt“.
  2. Geben Sie dem Auftrag einen Namen und wählen oder erstellen Sie bei Bedarf den Kunden.
  3. Belassen Sie es bei „Einfach“, solange der ganze Auftrag mit einem Stundensatz und einem Budget auskommt.
  4. Legen Sie optional ein Budget als Betrag oder in Stunden fest und klicken Sie auf „Erstellen“.
Das ausgefüllte Formular „Neues Projekt“: Markenauftritt, „Einfach“ gewählt, Kunde Northstar Coffee, Budget 1.200 €, mit der Schaltfläche „Erstellen“. Das ausgefüllte Formular „Neues Projekt“: Markenauftritt, „Einfach“ gewählt, Kunde Northstar Coffee, Budget 1.200 €, mit der Schaltfläche „Erstellen“.

Ein Honorarbudget ist der vereinbarte Preis für die beauftragte Arbeit. Ein Stundenbudget speichert die geplante Zeit und leitet den Geldwert aus dem Stundensatz ab. Für gewöhnliche Arbeit nach Stunden können Sie das Budget leer lassen.

Die erste Arbeitszeit erfassen

Öffnen Sie den Kalender und ziehen Sie über die Zeit, die Sie gearbeitet haben. Das Eintragsfenster öffnet sich, die Dauer ist bereits eingetragen. Wählen Sie das Projekt und klicken Sie auf „Hinzufügen“.

Ein aufgezogener Block an einem leeren Nachmittag und daneben das Fenster „Neuer Eintrag“: Projekt und Aufgabe gewählt, Beginn, Ende und Dauer in der Fußzeile sowie die Schaltfläche „Hinzufügen“. Ein aufgezogener Block an einem leeren Nachmittag und daneben das Fenster „Neuer Eintrag“: Projekt und Aufgabe gewählt, Beginn, Ende und Dauer in der Fußzeile sowie die Schaltfläche „Hinzufügen“.

Für andere Situationen gibt es zwei weitere Wege: Das ＋ in der Timer-Leiste erstellt einen Eintrag über 15 Minuten, den Sie anpassen können. Wenn Sie ein Projekt wählen und den Timer starten, erfassen Sie die Arbeit, die gerade läuft. Jeder Eintrag gehört zu einem Projekt und einer Phase. Bei einem einfachen Projekt verwaltet Phased die verborgene Phase für Sie.

Den Eintrag benennen und korrigieren

Wählen Sie den Eintrag, um Tag, Uhrzeiten, Dauer, Projekt oder Phase zu ändern. Fügen Sie eine Aufgabe hinzu, um die Arbeit zu benennen, und nutzen Sie die Notiz für vertrauliche Details, die Sie vielleicht in einem internen Bericht brauchen.

Ein zur Bearbeitung geöffneter Eintrag neben seinem Block im Kalender: Projekt, Aufgabe, Notiz sowie Beginn, Ende und Dauer. Ein zur Bearbeitung geöffneter Eintrag neben seinem Block im Kalender: Projekt, Aufgabe, Notiz sowie Beginn, Ende und Dauer.

Das Aufgabenfeld bietet Ihre gespeicherten Namen an. Einen neu eingetippten Namen legen Sie über die Zeile „+ … anlegen“ als neue Aufgabe an. Ziehen Sie den Block, um ihn zu verschieben, oder ziehen Sie ihn an der oberen oder unteren Kante länger oder kürzer. Ein zusammenhängender Zeitblock lässt sich in zwei Einträge teilen.

Nachsehen, wo die Zeit geblieben ist

Öffnen Sie die Seite „Zeit“ und wählen Sie einen Zeitraum. Sie sehen die Gesamtzeit, den Durchschnitt je Arbeitstag, den Wert zu den geltenden Stundensätzen und die Zeit für Zusatzleistungen. Das Diagramm zeigt, wann Sie gearbeitet haben, und teilt die Stunden nach Projekt auf.

Die Seite „Zeit“ für eine Woche: 26 Stunden in 9 Einträgen, 1.040 € zu Ihrem Stundensatz, 2 Stunden Zusatzleistung, ein Balkendiagramm nach Wochentag und die Tabelle der Einträge, nach Tag gruppiert. Die Seite „Zeit“ für eine Woche: 26 Stunden in 9 Einträgen, 1.040 € zu Ihrem Stundensatz, 2 Stunden Zusatzleistung, ein Balkendiagramm nach Wochentag und die Tabelle der Einträge, nach Tag gruppiert.

Filtern Sie nach Kunde, Projekt, Phase, Aufgabe oder Umfang und gruppieren Sie die Tabelle nach Tag, Projekt, Kunde oder Phase. Der CSV-Export übernimmt den Zeitraum und die Filter, die gerade eingestellt sind.

Budget und effektiven Stundensatz ablesen

Öffnen Sie „Profitabilität“. Das Projekt finden Sie unter „Budgetauswertung“. Ein Budget sperrt die Zeiterfassung nie. Der Budgetstatus vergleicht die beauftragte Arbeit mit der Zeit, die der vereinbarte Preis abdeckt: unter 80 % heißt „Im Budget“, 80 bis 100 % „Wird knapp“ und über 100 % „Über Budget“.

Budgetauswertung für Markenauftritt: 24 Stunden erfasst bei einem Budget von 1.200 €, 80 % und „Wird knapp“, 240 € und 6 Stunden übrig, 2 Stunden Zusatzleistung, Zielsatz 40 € pro Stunde, effektiv 50 € pro Stunde. Budgetauswertung für Markenauftritt: 24 Stunden erfasst bei einem Budget von 1.200 €, 80 % und „Wird knapp“, 240 € und 6 Stunden übrig, 2 Stunden Zusatzleistung, Zielsatz 40 € pro Stunde, effektiv 50 € pro Stunde.

Der effektive Stundensatz ist der vereinbarte Preis geteilt durch die bisher erfassten Stunden der beauftragten Arbeit. Im Bild ergeben 1.200 € geteilt durch 24 Stunden 50 € pro Stunde, mehr als der Stundensatz von 40 €, und die 2 Stunden Zusatzleistung fließen nicht in diese Rechnung ein. Der Satz ändert sich mit jeder erfassten Stunde und steht erst fest, wenn die Arbeit abgeschlossen ist.

Echte Zusatzleistungen abgrenzen

Wünscht der Kunde Arbeit außerhalb der Vereinbarung, markieren Sie nur diese Einträge als „Zusatzleistung“. Sie bleiben in Ihren Aufzeichnungen, werden aber nicht mehr auf das ursprüngliche Budget angerechnet. Solche Arbeit können Sie in einem Phasen- oder Projektbericht als „Zusätzliche Leistungen“ gesondert berechnen.

Ein als „Zusatzleistung“ markierter Eintrag: Der Chip am Ende der Zeile zeigt ein Plus mit Währungszeichen, und sein geöffnetes Menü führt „Beauftragt“ und „Zusatzleistung“. Ein als „Zusatzleistung“ markierter Eintrag: Der Chip am Ende der Zeile zeigt ein Plus mit Währungszeichen, und sein geöffnetes Menü führt „Beauftragt“ und „Zusatzleistung“.

Einen Bericht erstellen und weitermachen

Erstellen Sie einen Stundennachweis für einen Zeitraum, einen Phasenbericht für eine Phase oder einen Projektbericht für mehrere Phasen oder das ganze Projekt. Prüfen Sie die gespeicherte Vorschau, laden Sie dann das PDF herunter und geben Sie es auf Ihrem eigenen Weg weiter.

Die Seite „Berichte“ mit einem gespeicherten Projektbericht neben seiner Zeile: die erste Seite des Dokuments mit der Zusammenfassung der Arbeit, dem vereinbarten Honorar, der Zeile „Zusätzliche Leistungen“ und der Summe, dazu die Schaltfläche „Herunterladen“. Die Seite „Berichte“ mit einem gespeicherten Projektbericht neben seiner Zeile: die erste Seite des Dokuments mit der Zusammenfassung der Arbeit, dem vereinbarten Honorar, der Zeile „Zusätzliche Leistungen“ und der Summe, dazu die Schaltfläche „Herunterladen“.

Berichte frieren ihre Stunden und Beträge ein. Spätere Änderungen an Einträgen schreiben diese gespeicherten Zahlen nicht um. Waren das Übungsdaten, löschen Sie die einzelnen Einträge, „Rückgängig“ bleibt dabei möglich. Archivieren Sie ein abgeschlossenes Projekt, damit seine Historie erhalten bleibt. Speichern Sie einen wiederkehrenden Aufbau als Vorlage für den nächsten Auftrag.