Phased geht vom vereinbarten Honorar aus, verteilt es auf die Phasen des Projekts und misst jede erfasste Stunde daran. Hier sehen Sie, wie, in der Reihenfolge, in der ein Projekt abläuft.
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Die Seite „Projekte“: jede Phase mit eigenem Budget und dem Anteil, den die erfasste Zeit davon schon verbraucht hat.
Eine gewöhnliche Zeiterfassung liefert am Ende nur eine Stundensumme. Ob ein Projekt Geld gebracht hat, rechnen Sie selbst aus: Stunden exportieren und mit dem Angebot vergleichen, meist erst, wenn die Arbeit abgeschlossen ist.
Phased hält das vereinbarte Honorar von Anfang an im Projekt fest. So wird jede erfasste Stunde daran gemessen, solange die Arbeit noch läuft.
Sie bauen einen Auftrag von links nach rechts auf: das Projekt, seine Phasen mit ihrem Anteil am Honorar und die Aufgaben darin. Jeder Zeiteintrag ist dann all dem zugeordnet.
Deshalb lässt sich das Geld von rechts nach links zurückverfolgen: von den Stunden über die Phase bis zum Projekt, ohne vorher einen Stundenzettel zu sortieren.
So legen Sie einen Auftrag an
Was die erfassten Stunden zeigen
Legen Sie ein Projekt so an, wie Sie es mit dem Kunden vereinbart haben. Arbeiten Sie mit einem einzigen Budget, oder verteilen Sie das Honorar auf die Phasen des Projekts.
Aus dem Honoraranteil jeder Phase ergibt sich, wie viele Stunden sie bei Ihrem Stundensatz abdeckt. Daran wird Ihre Zeit gemessen, nicht an einem leeren Stundenzettel.
Ziehen Sie im Wochenkalender über einen Zeitraum, um einen Zeiteintrag anzulegen, oder starten Sie den Timer, wenn das Ende noch offen ist. Jeder Eintrag ist vom ersten Moment an einem Projekt und einer Phase zugeordnet. Am Freitag muss nichts mehr sortiert werden.
Sie arbeiten im Vollbild in einem anderen Programm? In Chrome oder Edge kann der laufende Timer in einem kleinen Fenster über Ihren anderen Apps schweben.
Während Sie Zeit erfassen, zeigt jedes Budget „Im Budget“, „Wird knapp“ oder „Über Budget“, dazu, wie viel Honorar und wie viele Stunden noch übrig sind. Sie sehen es an der Phase, mitten im Projekt, nicht in einer Tabelle nach Projektende.
Eine gewöhnliche Zeiterfassung zeigt dieselben Stunden als Summe. Hier stehen sie dem Honorar gegenüber, in dessen Rahmen sie bleiben sollten.
Hat eine Phase ein Budget, ist dieses Budget ihr Honorar. Phased teilt es durch die tatsächlich erfassten Stunden. So sehen Sie, Phase für Phase, welchen effektiven Stundensatz Sie wirklich erzielt haben.
Arbeiten Sie schneller als geplant, steigt der effektive Stundensatz. Brauchen Sie länger, sinkt er. Das sehen Sie, solange die Phase noch offen ist.
Wünscht ein Kunde etwas außerhalb der Vereinbarung, markieren Sie den Eintrag als Zusatzleistung. Er wird nicht auf das ursprüngliche Budget angerechnet, und Phasen- und Projektberichte führen ihn unter „Zusätzliche Leistungen“, mit eigenen Stunden und eigenem Betrag.
Berichte werden beim Erstellen festgeschrieben. Ändern Sie später einen Eintrag, bleibt der verschickte Bericht unverändert. Ihr effektiver Stundensatz und der Budgetstatus erscheinen nie im Bericht, den der Kunde erhält.
Nein. Sie können ein Projekt mit einem einzigen Budget für den ganzen Auftrag führen oder es in Phasen aufteilen, wenn Teile davon ein eigenes Honorar haben. Benennen Sie die Phasen so, wie Ihre Arbeit abläuft.
Lassen Sie das Budget leer. Die Arbeit wird dann mit erfassten Stunden mal Stundensatz bewertet, und es gibt keine Budgetwarnung. Hinterlegen Sie ein Budget, sobald Sie ein Pauschalhonorar vereinbaren.
Nein. Ein Kundenbericht entsteht aus einer festen Liste dessen, was ein Kunde sehen soll: die Leistungen, die Stunden und die Beträge. Ihr effektiver Stundensatz, der Budgetstatus und interne Notizen erscheinen darin nie.
Nein. Phased läuft im Browser, auf dem Computer und auf dem Handy. In Chrome oder Edge auf dem Computer kann der laufende Timer außerdem in einem kleinen Fenster über Ihren anderen Apps schweben.
Free enthält den Kalender, den Timer, drei aktive Projekte mit je zwei Phasen, Aufgaben, Stundenbudgets, Stundennachweise und den Datenexport. Pro kostet 7 € im Monat oder 66 € im Jahr. Pro hebt die Grenzen für Projekte und Phasen auf und ergänzt Honorarbudgets, Budgetstatus, effektive Stundensätze, berechnete Zusätzliche Leistungen, Phasen- und Projektberichte sowie Ihren eigenen Briefkopf.