Abrechenbare Stunden: Was zählt und wie weisen Sie es nach?

Zuerst die Art der Vergütung klären

Bei einem Zeithonorar sind die vereinbarten Leistungen, die dafür aufgewendeten Stunden und der vereinbarte Stundensatz Ihre Grundlage. Halten Sie fest, wie Sie den Aufwand dokumentieren und welche Tätigkeiten die Vereinbarung umfasst. Aus einer Projektzuordnung allein folgt noch kein Anspruch auf eine bestimmte Vergütung.

Bei einem Pauschalhonorar sind die Stunden wirtschaftlich ebenso wichtig. Sie zeigen, wie viel Arbeit in der beauftragten Leistung steckt. Sie werden aber nicht zusätzlich zum Pauschalhonorar mit dem internen Kalkulationssatz angesetzt. Derselbe Zeitnachweis hat hier eine andere Funktion: Er erklärt den Aufwand, statt aus jeder Zeile einen weiteren Betrag zu machen.

Bei gesonderten Zusatzleistungen brauchen Sie eine klare Grundlage für Umfang und Vergütung. Die Dokumentation der Stunden unterstützt diese Klärung. Eine Markierung in der Zeiterfassung ersetzt keine Vereinbarung mit dem Kunden.

Typische Tätigkeiten richtig einordnen

Planbearbeitung ist leicht einem Auftrag zuzuordnen. Bei kurzen Abstimmungen, Fahrten oder internen Besprechungen wird häufiger nach Gefühl entschieden. Besser ist eine einheitliche Zuordnung mit Blick auf den konkreten Auftrag.

Die folgenden Beispiele sind Prüffragen für Ihre Vereinbarung, keine allgemeine Liste automatisch abrechenbarer Tätigkeiten. Wenn etwas unklar ist, klären Sie es frühzeitig und halten Sie das Ergebnis fest.

• Planung und Bearbeitung: Gehört die Tätigkeit zum beauftragten Umfang und zur vereinbarten Vergütung?
• Telefonate und Besprechungen: Dienen sie dem konkreten Auftrag, und wie sind sie in der Honorarvereinbarung berücksichtigt?
• Fahrten: Sind Fahrtzeit und Reisekosten geregelt? Zeitaufwand und Auslagen sind unterschiedliche Größen.
• Überarbeitungen: Geht es um die geschuldete Bearbeitung oder um einen neu hinzugekommenen Wunsch? Mehr Aufwand allein macht keine Zusatzleistung.
• Akquise und Büroorganisation: Ohne eigene Vergütungsvereinbarung gehören diese Stunden in Ihre interne Auswertung, nicht in den Nachweis eines bestehenden Kundenauftrags.

Ein Beispiel mit drei verschiedenen Zeitarten

Ein fiktives Büro erfasst an einem Tag drei Stunden Planbearbeitung und eine halbe Stunde Abstimmung für einen Auftrag. Für diese Leistungen ist ein Zeithonorar von 100 €/h exkl. MwSt. vereinbart. Die dreieinhalb Stunden entsprechen damit 350 € exkl. MwSt.

Hinzu kommen eine Stunde Buchhaltung und eine halbe Stunde für eine neu gewünschte Variante. Für die Variante ist die Vergütung noch ungeklärt. Insgesamt wurden fünf Stunden gearbeitet. Der auf der geklärten Vereinbarung beruhende Stundennachweis umfasst zunächst dreieinhalb Stunden. Die übrige Zeit verschwindet dadurch nicht aus Ihrer internen Erfassung.

Wären die dreieinhalb Projektstunden stattdessen bereits durch ein Pauschalhonorar gedeckt, würden daraus keine zusätzlichen 350 €. Die Tätigkeit und ihre Dauer wären gleich geblieben. Geändert hätte sich die Grundlage der Vergütung.

• 3:30 Stunden: beauftragte Arbeit mit geklärtem Zeithonorar.
• 1:00 Stunde: interne Büroarbeit.
• 0:30 Stunden: zusätzlicher Wunsch, Vergütung noch zu klären.
• 5:00 Stunden: vollständig erfasste Arbeitszeit.

Zeiteinträge so schreiben, dass sie später verständlich sind

Ordnen Sie jeden Eintrag dem passenden Projekt und, soweit vorhanden, der Leistungsphase zu. Benennen Sie die Tätigkeit konkret genug, dass Sie sie später wiedererkennen. „Grundriss Erdgeschoss überarbeiten“ erklärt mehr als „Projektarbeit“. Beginn, Ende oder Dauer ergänzen die sachliche Beschreibung.

Erfassen Sie kurze Abstimmungen möglichst am selben Tag. Rekonstruieren Sie erst am Monatsende, gehen die vielen kleinen Tätigkeiten leicht verloren. Fehlende Stunden verfälschen sowohl einen zeitbezogenen Nachweis als auch Ihre Einschätzung eines Pauschalprojekts.

Halten Sie persönliche Einschätzungen und interne wirtschaftliche Überlegungen aus kundenlesbaren Tätigkeitsnamen heraus. Eine klare Aufgabe beschreibt, was Sie getan haben. Eine interne Notiz kann zusätzliche Hintergründe enthalten, die nicht zum Kunden gehören.

Was Phased trennt und was Sie selbst prüfen

In Phased erfassen Sie Kundenarbeit in einem Kundenprojekt und Büroarbeit in einem internen Projekt. Die Seite „Zeit“ hilft Ihnen, Einträge nach Zeitraum und Projekt auszuwerten und weiter nach Phase, Aufgabe oder Umfang zu betrachten. So bleibt der gesamte Aufwand sichtbar.

Phased hat keinen Schalter, mit dem Sie einzelne Stunden innerhalb eines Kundenprojekts als „nicht abrechenbar“ kennzeichnen. Ebenso gibt es keinen eigenen Freigabestatus für noch ungeklärte Vergütungsansprüche. Die Einträge bleiben deshalb eine Dokumentation Ihrer Arbeit. Vor einem Kundennachweis prüfen Sie selbst, welche Leistungen von der Vereinbarung gedeckt sind.

Die Markierung „Zusatzleistung“ betrifft einen einzelnen Zeiteintrag und trennt ihn vom ursprünglichen Phasenbudget. Sie steht bei Kundenprojekten mit auswertbarem Phasenbudget zur Verfügung. Sie bestätigt keine Beauftragung und keine Zahlung. Markieren Sie eine ungeklärte Tätigkeit nicht in der Annahme, sie liege damit in einer gesonderten Freigabeliste.

Bei einem Pauschalprojekt erfassen Sie auch aufwendiger als geplant gewordene beauftragte Arbeit weiter in der passenden Phase. Verschieben Sie diese Stunden nicht in ein internes Projekt, nur weil kein zusätzliches Honorar vereinbart ist. Sonst sieht das Kundenprojekt wirtschaftlicher aus, als es tatsächlich war.

Den passenden Nachweis für den Kunden erstellen

Ein Stundennachweis stellt die erfassten Tätigkeiten und Zeiten für den gewählten Zeitraum dar. Wählen Sie die Projekte des betreffenden Kunden und lesen Sie das Ergebnis vor dem Versand vollständig. Interne Projekte sind bei der voreingestellten Auswahl für einen Kunden in Phased nicht ausgewählt. Prüfen Sie die Auswahl trotzdem, besonders wenn Sie den Nachweis aus einer gefilterten Ansicht öffnen. Interne Notizen werden darin nicht gezeigt.

Beachten Sie eine Grenze: Ein Filter nach Phase oder Umfang auf der Seite „Zeit“ wird nicht in den Stundennachweis übernommen. Der Stundennachweis kann daher auch Einträge enthalten, die Ihre vorherige Ansicht ausgeblendet hat. Er ist kein automatischer Nachweis ausschließlich freigegebener oder abrechenbarer Stunden.

Wenn Sie beauftragte und zusätzliche Leistungen getrennt darstellen möchten, bieten die Phasenberichte und Projektberichte mit Pro die Abschnitte „Beauftragte Leistungen“ und „Zusätzliche Leistungen“. Ob Sie eine zusätzliche Leistung aufnehmen und wie sie vergütet wird, entscheiden Sie auf Grundlage Ihrer Vereinbarung. Der Bericht schafft diese Grundlage nicht selbst.

Ein erstellter Bericht hält seinen damaligen Stand fest. Spätere Änderungen an Einträgen oder Stundensätzen ändern das gespeicherte Dokument nicht. Erstellen Sie bei einer Korrektur bewusst eine neue Fassung und prüfen Sie diese erneut.

Den Anteil an Kundenarbeit für die eigene Planung nutzen

Mit vollständig erfassten Wochen erkennen Sie, wie viel Zeit in Kundenprojekte und wie viel in den Betrieb des Büros fließt. Dieser Anteil hilft bei der Kapazitätsplanung. Er ist aber nicht automatisch der Anteil gesondert abrechenbarer Stunden, weil Pauschalleistungen und ungeklärte Tätigkeiten darin enthalten sein können.

Wie daraus zusammen mit Ihren Bürokosten ein kalkulierter Stundensatz entsteht, erklärt der Ratgeber zur Stundensatzberechnung. Für diesen Schritt brauchen Sie keine pauschale Branchenquote. Sie brauchen eine nachvollziehbare Zuordnung Ihrer eigenen Stunden und eine klare Unterscheidung zwischen Aufwand und Vergütung.