Abrechenbare Stunden erkennen und sauber nachweisen

Zuerst die Vergütung klären

Bei einem Zeithonorar rechnen Sie die vereinbarten Leistungen nach Stunden und zum vereinbarten Stundensatz ab. Legen Sie fest, wie Sie den Aufwand belegen und welche Tätigkeiten dazugehören. Dass eine Stunde einem Projekt zugeordnet ist, begründet allein noch keinen Anspruch auf Bezahlung.

Bei einem Pauschalhonorar sind die Stunden genauso wichtig, nur aus einem anderen Grund. Sie zeigen, wie viel Arbeit in der beauftragten Leistung steckt. Zusätzlich zur Pauschale berechnen Sie sie aber nicht. Ein Stundennachweis erklärt hier den Aufwand. Er macht nicht aus jeder Zeile einen weiteren Betrag.

Für eine Zusatzleistung brauchen Sie eine klare Absprache über Umfang und Honorar. Die erfassten Stunden helfen Ihnen dabei. Eine Markierung in der Zeiterfassung ersetzt diese Absprache aber nicht.

Typische Tätigkeiten richtig einordnen

Planbearbeitung lässt sich leicht einem Auftrag zuordnen. Bei kurzen Abstimmungen, Fahrten oder internen Besprechungen entscheiden viele aus dem Bauch heraus. Besser ist eine feste Regel, die sich am jeweiligen Auftrag orientiert.

Die folgenden Fragen helfen Ihnen, Ihre Vereinbarung zu prüfen. Sie sind keine Liste von Tätigkeiten, die immer abrechenbar wären. Ist etwas unklar, klären Sie es früh mit dem Kunden und halten das Ergebnis schriftlich fest.

• Planung und Bearbeitung: Gehört die Arbeit zum beauftragten Umfang, und ist sie im Honorar berücksichtigt?
• Telefonate und Besprechungen: Dienen sie dem konkreten Auftrag, und was sagt die Honorarvereinbarung dazu?
• Fahrten: Ist geregelt, wie Fahrtzeit und Reisekosten vergütet werden? Zeitaufwand und Auslagen sind zwei verschiedene Dinge.
• Überarbeitungen: Schulden Sie diese Arbeit ohnehin, oder ist es ein neuer Wunsch? Mehr Aufwand allein macht noch keine Zusatzleistung.
• Akquise und Büroorganisation: Ohne eigene Vereinbarung gehören diese Stunden in Ihre interne Auswertung, nicht in den Nachweis für einen Kunden.

Ein Beispiel mit drei verschiedenen Zeitarten

Ein Beispielbüro arbeitet an einem Tag drei Stunden an den Plänen für einen Auftrag und braucht eine weitere halbe Stunde für Abstimmungen. Für diese Leistungen gilt ein Zeithonorar von 100 €/h exkl. MwSt. Die dreieinhalb Stunden ergeben also 350 € exkl. MwSt.

Dazu kommen eine Stunde Buchhaltung und eine halbe Stunde für eine Variante, die der Kunde neu wünscht. Wie diese Variante bezahlt wird, ist noch offen. Gearbeitet hat das Büro an diesem Tag also fünf Stunden. Im Stundennachweis stehen vorerst nur die dreieinhalb Stunden, die die Vereinbarung abdeckt. Die übrigen anderthalb Stunden bleiben trotzdem in der internen Erfassung.

Hätte das Büro für diese Arbeit ein Pauschalhonorar vereinbart, kämen keine 350 € hinzu. Tätigkeit und Dauer wären dieselben. Anders wäre nur die Grundlage der Vergütung.

• 3:30 Stunden: beauftragte Arbeit mit geklärtem Zeithonorar.
• 1:00 Stunde: interne Büroarbeit.
• 0:30 Stunden: neuer Wunsch, Vergütung noch offen.
• 5:00 Stunden: insgesamt erfasste Arbeitszeit.

Zeiteinträge so schreiben, dass Sie sie später noch verstehen

Ordnen Sie jeden Eintrag dem richtigen Projekt zu und, wenn es sie gibt, der Leistungsphase. Benennen Sie die Tätigkeit so genau, dass Sie sie in drei Monaten noch wiedererkennen. „Grundriss Erdgeschoss überarbeiten“ sagt mehr als „Projektarbeit“. Dazu kommen Beginn und Ende oder die Dauer.

Kurze Abstimmungen erfassen Sie am besten am selben Tag. Wer erst am Monatsende rekonstruiert, vergisst die vielen kleinen Dinge. Fehlende Stunden verfälschen dann beides, den Nachweis bei einem Zeithonorar und Ihr Bild vom Pauschalprojekt.

Aufgabennamen kann Ihr Kunde lesen. Persönliche Einschätzungen und interne Überlegungen zum Honorar gehören deshalb nicht hinein. Der Aufgabenname sagt, was Sie getan haben. Hintergründe, die nur Sie etwas angehen, schreiben Sie in die Notiz am Eintrag.

Was Phased trennt und was Sie selbst prüfen

In Phased erfassen Sie Kundenarbeit in Kundenprojekten und Büroarbeit in einem internen Projekt. Auf der Seite „Zeit“ werten Sie die Einträge nach Zeitraum und Projekt aus und filtern weiter nach Phase, Aufgabe oder Umfang. So sehen Sie Ihren gesamten Aufwand.

Einen Schalter, mit dem Sie einzelne Stunden in einem Kundenprojekt als „nicht abrechenbar“ kennzeichnen, gibt es in Phased nicht. Auch einen Freigabestatus für Stunden, deren Bezahlung noch offen ist, gibt es nicht. Die Einträge dokumentieren Ihre Arbeit. Welche Leistungen die Vereinbarung abdeckt, prüfen Sie vor jedem Kundennachweis selbst.

Die Markierung „Zusatzleistung“ setzen Sie an einem einzelnen Zeiteintrag. Der Eintrag wird dann nicht mehr auf das Budget der Phase angerechnet. Die Markierung gibt es in Kundenprojekten, sobald die Phase ein Budget hat. Sie bestätigt weder einen Auftrag noch eine Zahlung. Eine Liste offener Posten, die Sie später freigeben, entsteht dadurch nicht.

Wird beauftragte Arbeit in einem Pauschalprojekt aufwendiger als geplant, bleiben die Stunden in der passenden Phase. Schieben Sie sie nicht in ein internes Projekt, nur weil es dafür kein zusätzliches Honorar gibt. Sonst sieht das Kundenprojekt besser aus, als es war.

Den passenden Nachweis für den Kunden erstellen

Ein Stundennachweis zeigt die erfassten Tätigkeiten und Zeiten eines Zeitraums. Wählen Sie die Projekte des Kunden aus und lesen Sie das Ergebnis vor dem Versand ganz durch. Interne Projekte wählt Phased für einen Kundennachweis von sich aus nicht mit aus. Prüfen Sie die Auswahl trotzdem, vor allem wenn Sie den Nachweis von der Seite „Zeit“ aus öffnen. Dann übernimmt er die Projekte aus Ihrem Filter. Notizen zu den Einträgen erscheinen im Kundennachweis nicht.

Einen Filter nach Phase oder Umfang übernimmt der Stundennachweis allerdings nicht. Er kann deshalb Einträge enthalten, die Sie auf der Seite „Zeit“ ausgeblendet hatten. Phased weist Sie beim Erstellen darauf hin. Ein Nachweis, der nur die abrechenbaren Stunden enthält, entsteht also nicht von selbst.

Phasenbericht und Projektbericht trennen die Arbeit in die Abschnitte „Beauftragte Leistungen“ und „Zusätzliche Leistungen“. Ob Sie eine Zusatzleistung in den Bericht aufnehmen und wie Sie sie berechnen, entscheiden Sie nach Ihrer Vereinbarung. Der Bericht ersetzt diese Vereinbarung nicht.

Ein Bericht hält die Zahlen vom Zeitpunkt seiner Erstellung fest. Ändern Sie danach Einträge oder Stundensätze, bleibt der gespeicherte Bericht, wie er ist. Für eine Korrektur erstellen Sie eine neue Fassung und prüfen sie noch einmal.

Den Anteil der Kundenarbeit für die eigene Planung nutzen

Erfassen Sie Ihre Wochen vollständig, sehen Sie, wie viel Zeit in Kundenprojekte geht und wie viel in die Führung des Büros. Das hilft bei der Kapazitätsplanung. Der Anteil der Kundenarbeit ist aber nicht dasselbe wie der Anteil abrechenbarer Stunden. Darin stecken auch Pauschalleistungen und Arbeit, deren Bezahlung noch offen ist.

Wie Sie daraus zusammen mit Ihren Bürokosten einen Stundensatz kalkulieren, erklärt der Ratgeber „Stundensatz als Architekt berechnen“. Eine Branchenquote brauchen Sie dafür nicht. Es reicht, wenn Sie Ihre eigenen Stunden sauber zuordnen und Aufwand und Vergütung auseinanderhalten.