Projekte & Phasen

Jede Phase bekommt ihr eigenes Budget und ihren eigenen Stundensatz.

Übernehmen Sie die Phasen aus Ihrem Angebot. Geben Sie jeder Phase ihren Anteil am Honorar oder ihr eigenes Stundenbudget und erfassen Sie die Arbeit in der richtigen Phase. So sehen Sie, welcher Teil Aufmerksamkeit braucht, ohne den Blick aufs ganze Projekt zu verlieren.

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Ein Projekt, aufgeklappt in seine Phasen. Jede Phase hat ihr eigenes Budget, und die Beträge der Phasen ergeben das Honorar des Projekts.

Budget, Stundensatz und Status jeder Phase an einem Ort.

Eine Projektsumme sagt Ihnen, dass der ganze Auftrag über Budget liegt. Sie sagt nicht, ob die Mehrstunden in Planung, Entwurf, Korrekturrunden oder Übergabe geflossen sind. Mit so einer Zahl lässt sich schwer gegensteuern und noch schwerer für den nächsten Auftrag lernen.

Geben Sie jeder Phase ihren Anteil am Honorar oder ihre geplanten Stunden. Während Sie Zeit erfassen, zeigt Phased, welcher Teil Aufmerksamkeit braucht, und der Rest des Projekts läuft normal weiter.

Die Projektstruktur folgt dem vereinbarten Honorar.

Übernehmen Sie die Phasennamen aus Ihrem Angebot und geben Sie jeder Phase ihren Anteil am vereinbarten Honorar. Ändern Sie den Stundensatz nur dort, wo für eine Phase ein anderer Satz gelten soll, und wählen Sie die Aufgabengruppen, die zu dieser Arbeit passen.

Die Stunden, die Sie erfassen, die Budgetwarnungen, die Sie sehen, und die Berichte, die Sie erstellen, folgen alle dieser Struktur. Das laufende Projekt können Sie später ändern, ohne dass sich ein bereits erstellter Bericht ändert.

Einfach starten. Teilen, wenn das Projekt wächst.

Beginnen Sie mit einem Projekt und einem Budget, wenn die Arbeit keine sichtbaren Phasen braucht. Phasen kommen später dazu, sobald die Struktur klar ist.

Neue Phasen verändern frühere Einträge nicht. Ihre Stunden bleiben unverändert, bis Sie entscheiden, zu welcher neuen Phase sie gehören.

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Ihren üblichen Stundensatz einmal festlegen. Nur das anpassen, was abweicht.

Hinterlegen Sie in den Einstellungen den Stundensatz, den Sie am häufigsten nutzen. Ein Projekt kann einen anderen Satz nutzen, eine einzelne Phase bei Bedarf noch einen anderen. Der Stundensatz der Phase hat Vorrang vor dem Projekt-Stundensatz. Ist keiner hinterlegt, gilt der Standard-Stundensatz aus den Einstellungen.

Tragen Sie das vereinbarte Honorar ein. Phased zeigt, wie viele Stunden es bei diesem Satz abdeckt. Oder tragen Sie die geplanten Stunden ein und sehen Sie, welchem Wert sie entsprechen. Ein anderer Stundensatz ändert diesen Vergleich, nie das Budget, das Sie eingetragen haben.

Was aus dem Stundensatz wird

Was Phased sonst noch kann

Ein Honorar gleichmäßig teilen

  • Tragen Sie ein Honorar für das Projekt ein. Phased verteilt es gleichmäßig auf die Phasen.
  • Wechseln Sie auf „Je Phase“, um den Betrag jeder Phase anzupassen.
  • Die Beträge der Phasen ergeben immer das Honorar des Projekts.

Honorar oder Stunden

  • Beginnen Sie mit dem vereinbarten Betrag und dem Stundensatz, den die Arbeit erreichen soll. Phased zeigt, wie viele Stunden der Betrag bei diesem Satz abdeckt.
  • Oder tragen Sie die Stunden ein, die Sie aufwenden können, und sehen Sie deren Wert zu diesem Satz.
  • Ein anderer Stundensatz ändert den umgerechneten Wert, nie das Budget, das Sie eingetragen haben.

Einfach bleibt einfach

  • Ein Projektbudget genügt, wenn die Arbeit keine Aufteilung in Phasen braucht.
  • Sichtbare Phasen kommen später dazu, wenn der Auftrag wächst oder seine Struktur klarer wird.
  • Bereits erfasste Stunden bleiben, wo sie sind, bis Sie sie in eine neue Phase verschieben.

Abgerechnet, dann bezahlt

  • Nutzen Sie für jede Phase die Status „Offen“, „In Arbeit“, „Abgeschlossen“, „Abgerechnet“ und „Bezahlt“.
  • Die Projektzeile fasst den Stand zusammen, etwa 1/3 bezahlt.
  • Schließen Sie eine Phase ab, während die nächste weiterläuft, statt das ganze Projekt in einen Status zu zwingen.

Zusatzleistung, je Eintrag

  • Markieren Sie einen Zeiteintrag, wenn er Arbeit außerhalb des vereinbarten Honorars erfasst.
  • Seine Stunden werden dann nicht mehr auf das ursprüngliche Phasenbudget angerechnet.
  • Der Eintrag bleibt in Ihren Unterlagen und lässt sich mit Pro getrennt berechnen.

Archiviert, nie gelöscht

  • Archivieren Sie ein fertiges Projekt und es verschwindet aus den Auswahllisten und aus der Zahl der aktiven Projekte.
  • Stunden, Budgets und Berichte bleiben verfügbar, wenn Sie die Historie brauchen.
  • Projekte, in denen schon Arbeit steckt, werden archiviert und nicht endgültig entfernt.

Häufige Fragen

Muss ich mit Phasen arbeiten?

Nein. Starten Sie mit einem Projekt und einem Budget, wenn das zum Auftrag passt. Brauchen Sie später eine genauere Aufteilung, fügen Sie Phasen hinzu und entscheiden, wo die bereits erfassten Stunden hingehören. Nichts geht verloren.

Was passiert mit erfasster Zeit, wenn ich ein Projekt in Phasen teile?

Sie bleibt, wo sie ist. Neue Phasen verteilen oder berechnen frühere Einträge nicht heimlich neu. Verschieben Sie einen Eintrag nur dann, wenn seine Stunden zu einer anderen Phase zählen sollen.

Ist das Budget eine harte Grenze?

Nein. Sie können jederzeit weiter Zeit erfassen. Phased warnt, wenn die geplanten Stunden zur Neige gehen, und zeigt, was das vereinbarte Honorar gerade pro Stunde einbringt. Warum die Arbeit länger gedauert hat, entscheidet Phased nicht. Markieren Sie einen Eintrag nur dann als Zusatzleistung, wenn er Arbeit außerhalb der Vereinbarung abdeckt. Im Bericht heißt diese markierte Arbeit „Zusätzliche Leistungen“.

Können zwei Phasen unterschiedliche Stundensätze haben?

Ja. Hinterlegen Sie den Stundensatz, den Sie am häufigsten nutzen, als Standard in den Einstellungen. Ändern Sie ihn für ein Projekt oder eine einzelne Phase nur dann, wenn für diese Arbeit ein anderer Satz gelten soll, etwa für hochwertige Konzept- oder Entwurfsarbeit.