Zusatzleistungen als Architekt erkennen und dokumentieren
Eine weitere Entwurfsvariante, ein geändertes Raumprogramm, eine zusätzliche Abstimmung: Nicht jeder neue Wunsch ist vom bisherigen Auftrag gedeckt. Als Architekt halten Sie Zusatzleistungen nachvollziehbar fest, indem Sie den Wunsch mit dem beauftragten Umfang vergleichen, die Erweiterung klären und den Zeitaufwand getrennt erfassen.
Zuerst den Auftrag prüfen, dann die Stunden
Ob eine Arbeit zusätzlich ist, entscheidet sich an ihrem Inhalt und am Auftrag. Eine aufwendige Ausführungsplanung kann länger dauern als kalkuliert und trotzdem vollständig zur beauftragten Leistung gehören. Umgekehrt kann ein kleiner Änderungswunsch außerhalb des bisherigen Umfangs liegen, obwohl noch Stunden im Budget frei sind.
Trennen Sie deshalb zwei Fragen: Was haben Sie übernommen? Und wie viel Zeit brauchen Sie dafür? Die erste betrifft den Leistungsumfang, die zweite Ihre Kalkulation. Wer beides vermischt, erkennt weder Zusatzleistungen noch den tatsächlichen Aufwand der beauftragten Arbeit zuverlässig.
Den bisherigen Umfang greifbar machen
Nehmen Sie das Angebot, die Beauftragung und spätere Absprachen zur Hand. Halten Sie fest, welches Ergebnis Sie liefern sollen und welche Leistungen dafür vereinbart sind. Ein Phasenname allein reicht für die Prüfung eines Änderungswunsches oft nicht aus. Entscheidend sind die konkreten Ziele, Unterlagen und Absprachen des Projekts.
Notieren Sie bei einem neuen Wunsch, was sich gegenüber diesem Stand ändern soll. Geht es um eine weitere Variante, andere Nutzungen oder die erneute Bearbeitung bereits abgestimmter Planung? Formulieren Sie die Abweichung so, dass Ihr Auftraggeber sie wiedererkennt. Eine vage Notiz wie „noch einmal geändert“ hilft später wenig.
- Bisherige Grundlage: Auftrag und zuletzt abgestimmter Planstand.
- Neuer Wunsch: Was soll anders oder zusätzlich entstehen?
- Betroffene Arbeit: Welche Planungsschritte müssen Sie dafür ergänzen oder wiederholen?
Die Erweiterung besprechen, solange sie noch bevorsteht
Sprechen Sie den Unterschied zum bisherigen Auftrag möglichst vor der zusätzlichen Bearbeitung an. Beschreiben Sie die Leistung, schätzen Sie den Aufwand und klären Sie Honorar sowie Auswirkungen auf den Ablauf. Halten Sie die Abstimmung getrennt von der Zeiterfassung fest. Ein Stundeneintrag ersetzt keine Leistungs- oder Honorarvereinbarung.
Als Gesprächseinstieg kann eine sachliche Beschreibung genügen: „Die gewünschte dritte Grundrissvariante ist in unserem bisherigen Auftrag nicht enthalten. Ich stelle Ihnen den zusätzlichen Bearbeitungsumfang und das Honorar zusammen, damit wir das weitere Vorgehen abstimmen können.“ Verwenden Sie diese Formulierung nur, wenn die Abgrenzung zu Ihrem Auftrag tatsächlich zutrifft.
Eine ergänzende Vereinbarung zum geänderten Auftrag wird häufig als Nachtrag bezeichnet. In diesem Ratgeber geht es um die Dokumentation Ihrer eigenen Planungsarbeit. Phased bildet die gesonderte Beauftragung oder Freigabe einer solchen Änderung nicht ab.
Ein Beispiel mit beauftragter und zusätzlicher Arbeit
Ein fiktives Büro hat für die beauftragte Entwurfsplanung 4.000 € exkl. MwSt. vereinbart und intern mit 100 €/h kalkuliert. Daraus ergeben sich 40 Stunden. Nach 36 Stunden bittet der Auftraggeber um eine weitere Variante, die im Beispiel ausdrücklich nicht zum bisherigen Auftrag gehört. Das Büro klärt die zusätzliche Leistung und vereinbart dafür eine Stundenabrechnung zu 100 €/h.
Die weitere Variante benötigt sechs Stunden. Insgesamt hat das Büro nun 42 Stunden gearbeitet. Für die ursprüngliche Leistung stehen weiterhin 36 Stunden im Vergleich zum Budget von 40 Stunden. Die sechs zusätzlichen Stunden werden getrennt ausgewiesen und ergeben beim vereinbarten Satz 600 € exkl. MwSt.
Wären alle 42 Stunden für den unveränderten Auftrag angefallen, läge stattdessen eine Überschreitung um zwei Stunden vor. Diese beiden Stunden dürften nicht allein wegen der Überschreitung als Zusatzleistung behandelt werden. Die Zahlen sind frei gewählt und keine Empfehlung für ein Honorar.
- Beauftragte Arbeit: 36 von 40 kalkulierten Stunden.
- Zusätzliche Variante: 6 Stunden, separat erfasst.
- Zusätzlich vereinbartes Honorar im Beispiel: 6 × 100 € = 600 € exkl. MwSt.
Zeiten so erfassen, dass der Zusammenhang erhalten bleibt
Ordnen Sie die zusätzliche Arbeit demselben Projekt und der passenden Phase zu. Benennen Sie die Tätigkeit konkret, beispielsweise „Dritte Grundrissvariante mit zusätzlichem Arbeitszimmer“. Ergänzen Sie Datum und Dauer. Den Bezug zur Abstimmung halten Sie in Ihren Projektunterlagen fest, damit Sie die Leistung später eindeutig zuordnen können.
Ein Arbeitstag kann beauftragte und zusätzliche Leistungen enthalten. Erfassen Sie diese Anteile in getrennten Einträgen. Markieren Sie nicht pauschal den ganzen Tag oder sämtliche Stunden einer Aufgabe. Sonst verschieben Sie auch Arbeit, die weiterhin zum ursprünglichen Auftrag gehört.
Prüfen Sie die Zuordnung regelmäßig, solange Sie sich an den Anlass erinnern. Je länger die Abstimmung zurückliegt, desto schwieriger wird es, aus einem allgemeinen Tätigkeitsnamen die konkrete Änderung zu rekonstruieren.
Zusatzleistungen in Phased markieren
In Phased wählen Sie am betreffenden Zeiteintrag „Zusatzleistung“. Die Markierung gehört zum einzelnen Eintrag, nicht zur Aufgabe. Eine Aufgabe kann daher sowohl beauftragte als auch zusätzliche Stunden enthalten. Die Markierung steht für Kundenprojekte mit einem auswertbaren Budget der Phase zur Verfügung. Interne Projekte sind dafür nicht vorgesehen.
Die markierten Stunden werden getrennt vom ursprünglichen Budget ausgewertet. In der Zeitansicht können Sie über „Umfang“ filtern. Eine Budgetüberschreitung setzt die Markierung niemals automatisch. Das Budget dient Ihrer Planung und Auswertung, es ist keine automatisch durchgesetzte Obergrenze für die Arbeit.
Die Zeiterfassung und die Markierung ersetzen nicht die Vereinbarung mit Ihrem Kunden. Sie machen sichtbar, welche Stunden Sie den zusätzlichen Leistungen zugeordnet haben. Prüfen Sie diese Entscheidung, bevor Sie einen Kundenbericht erstellen.
Dem Kunden Leistung und Aufwand verständlich zeigen
Stellen Sie die beauftragte Arbeit und die ergänzte Planung übersichtlich nebeneinander. Verwenden Sie die Bezeichnungen aus der Abstimmung. Der Kunde sollte erkennen, welche Leistung hinzukam, wann Sie daran gearbeitet haben und auf welcher Vereinbarung der ausgewiesene Betrag beruht.
Mit Pro können Sie in Phased im Phasenbericht oder Projektbericht die Abschnitte „Beauftragte Leistungen“ und „Zusätzliche Leistungen“ ausweisen. Für die zusätzlichen Stunden prüfen Sie den verwendeten Stundensatz und die Beträge. Im Phasenbericht ist auch ein separat vereinbarter Pauschalbetrag möglich. Wählen Sie die Darstellung passend zu Ihrer Vereinbarung.
Interne Budgetwarnungen und effektive Stundensätze gehören nicht in diese Kundenberichte. Die gespeicherte Fassung sichert die Zahlen beim Erstellen. Müssen Sie später die Zuordnung von Stunden korrigieren, berichtigen Sie die Einträge und erstellen Sie einen neuen Bericht.
Häufige Fragen
Ist jede Planungsänderung eine Zusatzleistung?
Nein. Prüfen Sie zuerst den beauftragten Umfang und die bisherigen Absprachen. Eine Änderung kann bereits dazugehören. Auch höherer Aufwand allein macht aus beauftragter Arbeit keine zusätzliche Leistung.
Kann eine Zusatzleistung entstehen, obwohl das Budget noch reicht?
Ja. Der vereinbarte Umfang und Ihr Stundenbudget beantworten unterschiedliche Fragen. Eine zusätzliche Leistung kann außerhalb des bisherigen Auftrags liegen, auch wenn Ihre Kalkulation noch Spielraum hat.
Bestätigt die Markierung in Phased einen Anspruch auf zusätzliches Honorar?
Nein. Sie ordnet den Zeitaufwand zu. Ob und wie Sie die zusätzliche Arbeit berechnen können, hängt von Ihrer Vereinbarung und den Umständen des Auftrags ab. Eine Kundenfreigabe holt Phased nicht ein.
Muss ich dafür eine eigene Aufgabe anlegen?
Nicht zwingend. Die Markierung sitzt am Zeiteintrag. Ein verständlicher Aufgabenname hilft bei der Zuordnung, aber dieselbe Aufgabe kann beauftragte und zusätzliche Einträge enthalten.