Zusatzleistungen als Architekt erkennen und dokumentieren

Den vereinbarten Umfang festhalten

Nehmen Sie Angebot, Auftrag und die späteren Absprachen zur Hand. Schreiben Sie auf, was Sie liefern sollen und welche Leistungen dafür vereinbart sind. Der Name einer Leistungsphase reicht dafür meist nicht. Es kommt auf die konkreten Ziele, Unterlagen und Absprachen in diesem Projekt an.

Kommt ein neuer Wunsch, notieren Sie, was sich gegenüber diesem Stand ändern soll. Das kann eine weitere Variante sein, eine andere Nutzung oder die Überarbeitung einer Planung, die bereits abgestimmt war. Beschreiben Sie die Änderung so, dass Ihr Auftraggeber sie wiedererkennt. Mit einer Notiz wie „noch einmal geändert“ können Sie später wenig anfangen.

• Grundlage: der Auftrag und der zuletzt abgestimmte Planstand.
• Neuer Wunsch: was anders werden oder dazukommen soll.
• Mehraufwand: welche Planungsschritte Sie dafür ergänzen oder wiederholen müssen.

Die Erweiterung ansprechen, bevor Sie daran arbeiten

Sprechen Sie die Abweichung vom Auftrag möglichst an, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Beschreiben Sie die Leistung, schätzen Sie den Aufwand und klären Sie das Honorar und die Folgen für den Terminplan. Das Ergebnis halten Sie schriftlich fest, unabhängig von der Zeiterfassung. Ein Stundeneintrag ersetzt keine Vereinbarung über Leistung und Honorar.

Für den Einstieg ins Gespräch genügt oft ein sachlicher Satz: „Die dritte Grundrissvariante ist in unserem bisherigen Auftrag nicht enthalten. Ich stelle Ihnen Aufwand und Honorar dafür zusammen, dann können wir das weitere Vorgehen abstimmen.“ Sagen Sie das nur, wenn die Variante tatsächlich außerhalb Ihres Auftrags liegt.

Eine schriftliche Ergänzung des Auftrags wird oft als Nachtrag bezeichnet. Dieser Ratgeber behandelt dagegen, wie Sie Ihre eigene Planungsarbeit dokumentieren. Phased bildet die gesonderte Beauftragung oder Freigabe einer solchen Änderung nicht ab.

Ein Beispiel mit beauftragter und zusätzlicher Arbeit

Ein Beispielbüro hat für die Entwurfsplanung 4.000 € exkl. MwSt. vereinbart und intern mit 100 €/h kalkuliert. Das ergibt 40 Stunden. Nach 36 Stunden wünscht der Auftraggeber eine weitere Variante. Sie gehört in diesem Beispiel eindeutig nicht zum Auftrag. Das Büro spricht das an und vereinbart, die Variante nach Aufwand zu 100 €/h abzurechnen.

Die Variante dauert sechs Stunden. Insgesamt hat das Büro jetzt 42 Stunden gearbeitet. Auf das Budget von 40 Stunden werden aber nur die 36 Stunden der beauftragten Arbeit angerechnet. Die sechs zusätzlichen Stunden weist das Büro getrennt aus. Zum vereinbarten Satz sind das 600 € exkl. MwSt.

Wären alle 42 Stunden für den unveränderten Auftrag angefallen, läge das Büro zwei Stunden über dem Budget. Zur Zusatzleistung würden diese zwei Stunden dadurch nicht. Die Zahlen sind frei gewählt und keine Honorarempfehlung.

• Beauftragte Arbeit: 36 von 40 kalkulierten Stunden.
• Zusätzliche Variante: 6 Stunden, getrennt erfasst.
• Zusätzlich vereinbartes Honorar im Beispiel: 6 × 100 € = 600 € exkl. MwSt.

Die Zeit so erfassen, dass der Anlass erkennbar bleibt

Erfassen Sie die zusätzliche Arbeit im selben Projekt und in der passenden Phase. Benennen Sie die Tätigkeit konkret, zum Beispiel „Dritte Grundrissvariante mit zusätzlichem Arbeitszimmer“. Datum und Dauer gehören dazu. In Ihren Projektunterlagen vermerken Sie, auf welche Absprache sich die Arbeit bezieht. So können Sie sie später eindeutig zuordnen.

An einem Tag kann beides anfallen, beauftragte und zusätzliche Arbeit. Erfassen Sie die beiden Anteile in getrennten Einträgen. Markieren Sie nicht pauschal den ganzen Tag oder alle Stunden einer Aufgabe. Sonst landet auch Arbeit bei den Zusatzleistungen, die zum ursprünglichen Auftrag gehört.

Prüfen Sie die Zuordnung regelmäßig, solange Sie den Anlass noch vor Augen haben. Je länger die Absprache zurückliegt, desto schwerer lässt sich aus einem allgemeinen Aufgabennamen ablesen, um welche Änderung es ging.

Zusatzleistungen in Phased markieren

In Phased markieren Sie den einzelnen Zeiteintrag als „Zusatzleistung“. Die Markierung gehört zum Eintrag, nicht zur Aufgabe. Eine Aufgabe kann deshalb beauftragte und zusätzliche Stunden enthalten. Markieren können Sie Einträge in Kundenprojekten, deren Phase ein Budget hat. In internen Projekten gibt es die Markierung nicht.

Markierte Stunden werden nicht auf das Budget der Phase angerechnet. Auf der Seite „Zeit“ filtern Sie sie über „Umfang“. Ein überschrittenes Budget setzt die Markierung nie von selbst. Das Budget ist ein Richtwert für Ihre Planung. Es hindert Sie nicht daran, weiter Zeit zu erfassen.

Die Markierung ersetzt keine Vereinbarung mit Ihrem Auftraggeber. Sie zeigt nur, welche Stunden Sie als zusätzlich eingeordnet haben. Prüfen Sie diese Einordnung, bevor Sie einen Bericht für den Auftraggeber erstellen.

Leistung und Aufwand für den Auftraggeber darstellen

Zeigen Sie beauftragte und zusätzliche Arbeit getrennt und übersichtlich. Verwenden Sie dieselben Bezeichnungen wie in der Absprache. Ihr Auftraggeber soll sehen, welche Leistung dazukam, wann Sie daran gearbeitet haben und auf welcher Vereinbarung der Betrag beruht.

Phasenbericht und Projektbericht in Phased haben dafür die Abschnitte „Beauftragte Leistungen“ und „Zusätzliche Leistungen“. Ob die Zusatzleistungen im Bericht erscheinen, entscheiden Sie beim Erstellen. Prüfen Sie für die zusätzlichen Stunden den Stundensatz und die Beträge. Im Phasenbericht können Sie statt eines Betrags nach Stunden auch einen vereinbarten Pauschalbetrag ausweisen. Wählen Sie die Darstellung, die zu Ihrer Vereinbarung passt.

Budgetwarnungen und effektive Stundensätze erscheinen in diesen Berichten nicht. Ein Bericht hält seine Zahlen beim Erstellen fest. Ordnen Sie später Stunden anders zu, korrigieren Sie die Einträge und erstellen eine neue Fassung.