Worauf es bei der Zeiterfassung fürs Architekturbüro ankommt

Projektzeit und Büroorganisation auseinanderhalten

Im Ein-Personen-Büro geht es meist um die eigenen Aufträge. Sie wollen Zeiten erfassen, Honorare im Blick behalten und dem Kunden zeigen, was Sie geleistet haben. Dafür brauchen Sie vor allem einen verlässlichen Weg von der täglichen Erfassung bis zur Auswertung je Projekt.

Arbeiten mehrere Personen zusammen, kommen andere Fragen hinzu. Wer darf welche Daten sehen? Wie werten Sie die Zeiten gemeinsam aus? Brauchen Sie Abwesenheiten, Einsatzplanung oder eine gemeinsame Dokumentenablage? Schreiben Sie solche Anforderungen ausdrücklich auf. Das Wort „Zeiterfassung“ auf einer Produktseite beantwortet sie nicht.

Projektzeiterfassung und Arbeitszeiterfassung sind außerdem zwei verschiedene Dinge. In diesem Ratgeber geht es darum, Ihre Arbeit den Aufträgen zuzuordnen. Eine gute Projektzeiterfassung deckt nicht automatisch auch Anwesenheit, Pausen und Personalverwaltung ab.

Die Erfassung muss auch an hektischen Tagen klappen

Testen Sie einen typischen Tag mit Planbearbeitung, Telefonaten und einem Termin außer Haus. Können Sie kurze Tätigkeiten sofort festhalten? Lassen sich vergessene Zeiten ergänzen und falsche Zuordnungen korrigieren? Ein Ablauf, den Sie nur an ruhigen Tagen durchhalten, liefert lückenhafte Daten.

Probieren Sie die Eingabe auf den Geräten aus, die Sie wirklich nutzen. Für längere Arbeitsblöcke ist ein Timer praktisch. An einem Tag mit vielen Unterbrechungen ist es oft einfacher, die Zeiten im Kalender nachzutragen. Hinterher müssen Sie erkennen können, wann Sie woran gearbeitet haben.

• Eine kurze Abstimmung erfassen und dem richtigen Projekt zuordnen.
• Einen längeren Arbeitsblock mit Beginn, Ende und Aufgabe eintragen.
• Eine falsche Dauer oder Phase korrigieren.
• Unterwegs eine Tätigkeit auf dem Handy ergänzen.
• Büroorganisation getrennt von Kundenprojekten erfassen.

Die Auswertung muss Ihre Leistungsphasen kennen

Eine Summe je Projekt ist ein Anfang. Bei einem Auftrag über mehrere Leistungsphasen wollen Sie aber wissen, in welcher Phase die Stunden angefallen sind. Prüfen Sie, ob Sie die Phasen Ihres Auftrags selbst benennen und die Zeiten direkt zuordnen können.

Nehmen Sie einen Auftrag mit zwei Phasen, die unterschiedlich viel Arbeit machen. Erfassen Sie in beiden mehrere Tätigkeiten und öffnen Sie dann die Auswertung. Sie sollten die Gesamtzeit genauso ablesen können wie den Anteil einer einzelnen Phase oder Aufgabe. Es kommt auf die Struktur Ihres Auftrags an, nicht auf eine lange Liste vorgegebener Bezeichnungen.

Ein Budget sollte mehr zeigen als eine rote Zahl

Bei einem vereinbarten Honorar wollen Sie den tatsächlichen Aufwand damit vergleichen. Prüfen Sie deshalb, ob Sie je Phase ein Budget anlegen können und mit welchem Stundensatz das Programm umrechnet. Achten Sie darauf, ob es kalkulierten und effektiven Stundensatz klar unterscheidet.

Erfassen Sie im Test mehr Stunden als geplant. Die Überschreitung muss sichtbar werden. Dabei dürfen keine Stunden verschwinden, und keine darf automatisch als Zusatzleistung gelten. Ein knappes Budget und ein erweiterter Leistungsumfang sind zwei verschiedene Dinge.

Prüfen Sie auch, worauf sich eine Kennzahl bezieht. Vergleicht sie das ganze Phasenhonorar mit allen bisherigen Stunden oder nur mit einem bestimmten Zeitraum? Ein sinnvoller Vergleich braucht auf beiden Seiten dieselbe Grundlage.

Stundennachweis und Export im Test öffnen

Erstellen Sie im Test einen Stundennachweis für ein Projekt und einen kurzen Zeitraum. Lesen Sie ihn so, wie Ihr Kunde ihn liest. Sind Tätigkeit und Dauer verständlich? Gehören alle Projekte darin zu diesem Kunden? Bleiben interne Notizen und Auswertungen draußen?

Öffnen Sie danach einen Export Ihrer Daten. Prüfen Sie, ob Datum, Zuordnung und Dauer für Ihre weitere Arbeit genügen. Ein PDF für den Kunden und ein Datenexport haben verschiedene Aufgaben. Das PDF erklärt Ihre Arbeit. Mit dem Export haben Sie Ihre Daten auch außerhalb des Programms.

Ändern Sie zum Schluss einen Zeiteintrag und öffnen Sie den Nachweis erneut. Er sollte weiterhin den Stand zeigen, den Sie beim Erstellen festgehalten haben. Für eine Korrektur erstellen Sie bewusst einen neuen Nachweis.

Was Phased davon abdeckt

Phased ist für Selbstständige gemacht, die als Planer oder Designer allein arbeiten. Sie erfassen Zeiten im Wochenkalender oder mit dem Timer und ordnen sie Projekten, Phasen und Aufgaben zu. Mit internen Projekten halten Sie Büroarbeit von Kundenaufträgen getrennt. Eine Teamverwaltung oder Personalplanung gibt es nicht.

Jede Phase kann ein Budget haben, in Stunden oder als Honorar. Eigene Stundensätze legen Sie bei Bedarf je Projekt oder Phase fest. Das Budget ist in Phased zugleich der Preis der Phase. Auf der Seite „Profitabilität“ vergleichen Sie Honorar und Aufwand. Eine Honorarberechnung nach HOAI ist nicht enthalten.

Für Kunden erstellen Sie Stundennachweise, Phasenberichte und Projektberichte. Ein fertiger Bericht hält seine Zahlen fest und ändert sich nicht, wenn Sie später Projektdaten bearbeiten. Auf der Seite „Zeit“ exportieren Sie die gefilterten Einträge als CSV.

Prüfen Sie bei jedem Anbieter auch die Grenzen des Tarifs. Wie viele aktive Projekte sind möglich, wie viele Phasen je Projekt? Sind Budgets und Kundenberichte enthalten? Entscheidend ist, ob Ihr tatsächlicher Arbeitsablauf hineinpasst.

Eine echte Arbeitswoche testen

Legen Sie ein laufendes Projekt an und erfassen Sie eine normale Woche vollständig, auch die Büroarbeit. Erstellen Sie am Ende den Stundennachweis und öffnen Sie die Auswertung nach Phasen. Kehren Sie dann zu Ihrer Ausgangsfrage zurück. Können Sie sie jetzt verlässlich beantworten?

Notieren Sie, wo Sie Daten doppelt eingeben, nacharbeiten oder außerhalb des Programms zusammensuchen mussten. Ein zusätzlicher Arbeitsschritt kann in Ordnung sein, wenn Sie ihn bewusst in Kauf nehmen. Entscheiden Sie am Ende danach, ob das Programm im Alltag die Auskunft liefert, die Sie brauchen. Und danach, ob Sie die Erfassung auf Dauer durchhalten.