Zeiterfassung fürs Architekturbüro: Was muss sie können?

Projektzeit und Büroorganisation auseinanderhalten

Für ein Ein-Personen-Büro stehen oft die eigenen Aufträge im Mittelpunkt: Zeiten erfassen, Honorare im Blick behalten und geleistete Arbeit nachvollziehbar darstellen. Dafür brauchen Sie vor allem einen verlässlichen Weg von der täglichen Erfassung zur Projektauswertung.

Wenn mehrere Personen gemeinsam arbeiten sollen, werden andere Fragen wichtig: Wer darf welche Daten sehen? Wie werden Zeiten gemeinsam ausgewertet? Brauchen Sie Abwesenheiten, Einsatzplanung oder eine gemeinsame Dokumentenablage? Halten Sie solche Anforderungen ausdrücklich fest. Die Bezeichnung „Zeiterfassung“ allein beantwortet sie nicht.

Unterscheiden Sie außerdem Projektstunden von der Erfassung von Anwesenheit und Pausen. Dieser Ratgeber behandelt die wirtschaftliche Zuordnung Ihrer Arbeit zu Aufträgen. Eine passende Projektzeiterfassung beantwortet nicht automatisch alle Fragen der Personalverwaltung.

Die Erfassung muss auch an einem unruhigen Tag gelingen

Testen Sie einen typischen Tag mit Planbearbeitung, Telefonaten und einer Besprechung außerhalb des Büros. Können Sie kurze Tätigkeiten sofort festhalten? Lassen sich vergessene Zeiten später ergänzen und falsch zugeordnete Einträge korrigieren? Ein Ablauf, den Sie nur an ruhigen Tagen nutzen, liefert lückenhafte Daten.

Probieren Sie die Eingabe auf den Geräten aus, die Sie tatsächlich verwenden. Ein laufender Timer hilft bei längeren Arbeitsblöcken. Für einen wechselhaften Tag kann das Ergänzen im Kalender angenehmer sein. Wichtig ist, dass Sie anschließend erkennen, wann und woran Sie gearbeitet haben.

• Eine kurze Abstimmung erfassen und dem richtigen Projekt zuordnen.
• Einen längeren Arbeitsblock mit Beginn, Ende und Aufgabe eintragen.
• Eine falsche Dauer oder Phase korrigieren.
• Eine Tätigkeit unterwegs auf dem Handy ergänzen.
• Büroorganisation getrennt von Kundenprojekten erfassen.

Die Auswertung braucht Ihre Leistungsphasen

Eine Summe pro Projekt ist ein Anfang. Bei einem Auftrag über mehrere Leistungsphasen möchten Sie aber wissen, wo die Stunden entstanden sind. Prüfen Sie, ob Sie die für Ihren Auftrag passenden Phasen benennen und Zeiten direkt zuordnen können.

Nehmen Sie einen Auftrag mit zwei unterschiedlich aufwendigen Phasen. Erfassen Sie in beiden mehrere Tätigkeiten und öffnen Sie danach die Auswertung. Sie sollten die Gesamtzeit ebenso nachvollziehen können wie den Anteil einer einzelnen Phase oder Aufgabe. Entscheidend ist die Struktur Ihres Auftrags, nicht eine möglichst lange Liste vorgegebener Bezeichnungen.

Ein Budget muss mehr erklären als eine rote Zahl

Bei einem vereinbarten Honorar brauchen Sie einen Vergleich mit dem tatsächlichen Aufwand. Prüfen Sie deshalb, ob Budgets pro Phase möglich sind und welcher Stundensatz für die Umrechnung verwendet wird. Lassen Sie sich den Unterschied zwischen dem kalkulierten und dem effektiven Stundensatz erklären.

Erfassen Sie testweise mehr Stunden als geplant. Die Überschreitung soll sichtbar werden, ohne dass Stunden verschwinden oder automatisch als Zusatzleistung gelten. Ein knappes Budget und ein geänderter Leistungsumfang sind zwei verschiedene Sachverhalte.

Prüfen Sie außerdem, worauf sich eine Kennzahl bezieht. Vergleicht sie das gesamte Phasenhonorar mit allen bisherigen Stunden oder nur mit einem ausgewählten Zeitraum? Ein wirtschaftlicher Vergleich braucht auf beiden Seiten denselben Umfang.

Kundennachweis und Datenexport wirklich öffnen

Erstellen Sie im Test einen Stundennachweis für ein Projekt und einen überschaubaren Zeitraum. Lesen Sie ihn wie Ihr Kunde: Sind Tätigkeit und Dauer verständlich? Gehören alle enthaltenen Projekte zu diesem Empfänger? Bleiben interne Notizen und wirtschaftliche Auswertungen intern?

Öffnen Sie anschließend einen exportierten Datensatz. Prüfen Sie, ob Datum, Zuordnung und Dauer für Ihren weiteren Arbeitsablauf ausreichen. Ein Kunden-PDF und eine Datensicherung haben unterschiedliche Zwecke. Das eine erklärt die Arbeit, das andere soll Ihre Daten unabhängig von der täglichen Ansicht verfügbar halten.

Sehen Sie auch nach, was bei späteren Änderungen passiert. Ein bereits erstellter Nachweis sollte weiterhin den Stand zeigen, den Sie damals festgehalten haben. Für eine Korrektur brauchen Sie einen bewusst neu erstellten Stand.

Wo Phased zu diesen Anforderungen passt

Phased ist für die eigene Arbeit eines selbstständigen Planers oder Designers ausgelegt. Sie erfassen Zeiten im Wochenkalender oder mit dem Timer und ordnen sie Projekten, Phasen und Aufgaben zu. Interne Projekte halten Büroarbeit getrennt von Kundenaufträgen. Eine Teamverwaltung oder gemeinsame Personalplanung gibt es nicht.

Phasen können Stundenbudgets tragen. Mit Pro kommen Geldbudgets und eigene Stundensätze auf Projekt- oder Phasenebene hinzu. Das Budget bildet in Phased zugleich die Preisgrundlage der Phase. Auf der Seite „Profitabilität“ mit Pro vergleichen Sie Honorar und Aufwand. Eine automatische Honorarberechnung nach HOAI ist nicht enthalten.

Einen Stundennachweis für Kunden können Sie auch im Free-Tarif erstellen. Phasenberichte und Projektberichte gehören zu Pro. Fertige Berichte halten ihre Angaben fest und ändern sich nicht mit den später bearbeiteten Projektdaten. Auf der Seite „Zeit“ können Sie die ausgewerteten Einträge als CSV exportieren.

Prüfen Sie bei Ihrer Auswahl auch die Grenzen des Tarifs: Free erlaubt drei aktive Projekte und bis zu zwei sichtbare Phasen je Projekt. Für einen Auftrag mit mehr Leistungsphasen benötigen Sie Pro. Entscheidend ist, ob Ihr tatsächlicher Arbeitsablauf in den gewählten Umfang passt.

Eine Arbeitswoche als Entscheidungshilfe nutzen

Richten Sie ein laufendes Projekt ein und erfassen Sie eine normale Woche vollständig, einschließlich der Büroarbeit. Erstellen Sie zum Schluss den Nachweis und öffnen Sie die Phasenauswertung. Gehen Sie dann zu Ihrer Ausgangsfrage zurück: Können Sie sie jetzt verlässlich beantworten?

Notieren Sie, wo Sie Daten doppelt eingeben, nacharbeiten oder außerhalb der Software zusammensuchen mussten. Ein zusätzlicher Arbeitsschritt kann vertretbar sein. Er sollte aber eine bewusste Entscheidung bleiben. Wählen Sie die Lösung danach, ob sie im Alltag die benötigte Auskunft liefert und ob Sie die Erfassung dauerhaft beibehalten können.