Honorar nach Leistungsphasen aufteilen und Stunden planen
Am Gesamthonorar sehen Sie nicht, wie viel Zeit Ihnen für den Entwurf oder die Ausführungsplanung bleibt. Verteilen Sie das vereinbarte Honorar deshalb auf die beauftragten Leistungsphasen und rechnen Sie jeden Anteil in Stunden um. Dann sehen Sie schon vor Projektbeginn, ob der erwartete Aufwand zu Ihrer Kalkulation passt.
Der Honoraranteil ist noch kein Zeitplan
Der Honoraranteil sagt, was eine Leistung wert ist. Wie viele Stunden Ihr Büro dafür braucht, sagt er nicht. Eine zähe Abstimmung kann den Entwurf in die Länge ziehen, sein Honoraranteil bleibt trotzdem gleich. Neben der Aufteilung des Honorars brauchen Sie deshalb eine eigene Schätzung, wie viele Stunden jede Leistungsphase kostet.
Dafür brauchen Sie drei Angaben: die beauftragten Leistungen, das Honorar dafür und den Stundensatz, mit dem Ihr Büro kalkuliert. Die ersten beiden stehen in Ihrer Vereinbarung. Den Stundensatz ermitteln Sie aus Ihren Kosten und Ihrer Kapazität.
Was die Prozentsätze der HOAI aussagen
Für das Leistungsbild Gebäude bewertet § 34 HOAI die neun Leistungsphasen mit unterschiedlichen Prozentsätzen. Die Entwurfsplanung macht zum Beispiel 15 % aus, die Ausführungsplanung 25 %. Damit werden die Grundleistungen bewertet. Wie Sie Ihre Arbeitsstunden verteilen, schreibt die HOAI damit nicht vor. Bei Innenräumen weichen einzelne Prozentsätze ab. Prüfen Sie deshalb das Leistungsbild, bevor Sie eine Prozentliste übernehmen.
Für Ihre Kalkulation zählt das Honorar, das Sie tatsächlich vereinbart haben. Sind nur einzelne Leistungsphasen beauftragt, klären Sie außerdem, welche Grundleistungen genau dazugehören. Für Leistungen, die nur teilweise übertragen sind, gilt § 8 HOAI. Ein vollständiges Leistungsbild und ein Teilauftrag sind zwei verschiedene Ausgangslagen.
Phased setzt voraus, dass das geklärt ist. Sie tragen die Beträge ein, die bereits feststehen. Weder das HOAI-Honorar noch die passenden Prozentsätze berechnet Phased für Sie.
Nur die beauftragten Leistungen verteilen
Schreiben Sie zuerst die beauftragten Leistungsphasen mit ihrem Umfang auf. Daneben kommt jeweils der Honorarbetrag. Dann prüfen Sie, ob die Beträge zusammen genau das Honorar für diesen Auftrag ergeben. Gesondert vereinbarte Leistungen führen Sie dabei getrennt auf.
Achten Sie darauf, worauf sich die Prozente beziehen. Ist nur ein Teil der Leistungsphasen beauftragt, können Sie den HOAI-Prozentsatz einer Phase nicht einfach auf das Honorar dieses Teilauftrags anwenden. Für die interne Planung rechnen Sie am einfachsten mit den Eurobeträgen je Phase, die bereits feststehen.
Ein Beispiel mit drei Leistungsphasen
Ein Beispielbüro übernimmt für ein Gebäude die Vorplanung, die Entwurfsplanung und die Genehmigungsplanung. Vereinbart sind dafür insgesamt 10.000 € exkl. MwSt. Der Einfachheit halber verteilt die Vereinbarung das Honorar im Verhältnis 7 : 15 : 3 auf die drei Leistungsphasen, die jeweils vollständig beauftragt sind. Zusammen ergeben die Anteile 25, nicht 100.
Auf die Vorplanung entfallen damit 2.800 €, auf die Entwurfsplanung 6.000 € und auf die Genehmigungsplanung 1.200 €. Zusammen sind das wieder 10.000 €. Das Beispiel teilt nur ein bereits vereinbartes Honorar auf. Ein HOAI-Honorar aus anrechenbaren Kosten und Honorarzone berechnet es nicht.
Das Büro kalkuliert mit 100 €/h. Aus den drei Beträgen werden so 28, 60 und 12 Stunden, zusammen 100 Stunden für den ganzen Auftrag. Der Stundensatz ist für das Beispiel frei gewählt und keine Empfehlung für Ihr Büro.
- Vorplanung: 10.000 € × 7 ÷ 25 = 2.800 €. Bei 100 €/h sind das 28 Stunden.
- Entwurfsplanung: 10.000 € × 15 ÷ 25 = 6.000 €. Bei 100 €/h sind das 60 Stunden.
- Genehmigungsplanung: 10.000 € × 3 ÷ 25 = 1.200 €. Bei 100 €/h sind das 12 Stunden.
Das Stundenbudget mit dem erwarteten Aufwand vergleichen
Schätzen Sie jetzt, ohne auf das Budget zu schauen, welche Arbeit tatsächlich anfällt. Dazu gehören Planbearbeitung, Varianten, Besprechungen, Abstimmungen und das Zusammenstellen der Unterlagen. Ihre Erfahrung aus ähnlichen abgeschlossenen Projekten hilft dabei mehr als die Annahme, der Honoraranteil entspreche von selbst dem Zeitanteil.
Im Beispiel rechnet das Büro für den Entwurf mit 68 Stunden, kalkuliert sind aber nur 60. Klären Sie diese Lücke vor Arbeitsbeginn. Vielleicht ist der Umfang noch nicht klar genug beschrieben, oder Abstimmungen lassen sich besser vorbereiten. Vielleicht passt auch das Honorar nicht zum Aufwand. Acht Stunden aus der Vorplanung umzubuchen, löst keines dieser Probleme.
Das Budget ist ein Zielwert, keine Grenze, an der die Zeiterfassung aufhört. Erfassen Sie auch die Stunden über dem Budget vollständig. Sonst sagt die spätere Auswertung nichts mehr aus.
Die Honoraranteile in Phased eintragen
Legen Sie in Phased ein Projekt mit den beauftragten Phasen an. Die Namen wählen Sie frei, etwa „Vorplanung“ oder „Entwurfsplanung“. Eine Phase ist in Phased einfach ein benannter Abschnitt des Projekts. Eine HOAI-Aufteilung steckt nicht automatisch dahinter.
Die Honorarbeträge tragen Sie als Honorarbudget ein, im Beispiel also 2.800 €, 6.000 € und 1.200 €. Dieses Budget ist in Phased zugleich der Preis der Phase. In Stunden umgerechnet wird es mit dem Stundensatz der Phase. Hat die Phase keinen eigenen Satz, gilt der des Projekts, sonst der Standard-Stundensatz aus den Einstellungen.
Steht das Honorar fest, ist das Honorarbudget die richtige Wahl. Ändern Sie den Stundensatz, bleibt der Eurobetrag gleich, nur die Stunden, die er abdeckt, ändern sich. Beim Stundenbudget ist es umgekehrt. Die eingegebenen Stunden bleiben, und ihr Wert in Euro richtet sich nach dem geltenden Stundensatz.
Jeden Zeiteintrag ordnen Sie der passenden Phase zu. So sehen Sie den tatsächlichen Aufwand neben dem Budget. Einträge, die Sie als „Zusatzleistung“ markieren, werden nicht auf das Budget der Phase angerechnet. Ein überschrittenes Budget allein ist aber kein Grund für diese Markierung.
Die Aufteilung als Maßstab behalten
Prüfen Sie die Kalkulation zu Projektbeginn und immer dann, wenn sich die Vereinbarung tatsächlich ändert. Erhöhen Sie ein Budget aber nicht, nur weil mehr Stunden angefallen sind. Sonst fehlt Ihnen der Maßstab, an dem Sie das Projekt messen.
Wie Sie die Stunden im Alltag erfassen, erklärt der Ratgeber „Stunden je Leistungsphase erfassen“. Wie Sie Aufwand, Restbudget und effektiven Stundensatz laufend prüfen, lesen Sie im Ratgeber „Honorarcontrolling für Architekten“. Die Grundlage dafür haben Sie jetzt: einen klaren Umfang, ein zugeordnetes Honorar und ein Stundenbudget je Phase.
Häufige Fragen
Gibt die HOAI vor, wie viele Stunden eine Leistungsphase dauern darf?
Nein. Die Prozentsätze der HOAI sind keine Stundenkontingente. Wie viel Aufwand Sie erwarten, schätzen Sie anhand des konkreten Auftrags und Ihrer Erfahrung. Das Stundenbudget für Ihre interne Kalkulation ergibt sich aus dem Honoraranteil und Ihrem kalkulierten Stundensatz.
Kann ich einen Teilauftrag einfach auf 100 % verteilen?
Für die interne Planung ja. Dann rechnen Sie mit dem Anteil, den jeder vereinbarte Betrag am Honorar des Teilauftrags hat. Verwechseln Sie diese Anteile nur nicht mit den HOAI-Prozentsätzen für das vollständige Leistungsbild. Deshalb ist im Beispiel oben 25 die Bezugsgröße und nicht 100.
Verteilt Phased das Gesamthonorar automatisch nach HOAI?
Nein. Sie legen die Phasen an und tragen die Budgets ein, die bereits feststehen. Tragen Sie ein Honorar für das ganze Projekt ein, verteilt Phased es gleichmäßig auf die Phasen, und Sie passen die Beträge danach an. Anrechenbare Kosten, Honorarzonen oder HOAI-Honorare berechnet Phased nicht.
Wann ist ein Honorarbudget sinnvoller als ein Stundenbudget?
Wenn der vereinbarte Eurobetrag feststehen soll. Das Honorarbudget behält diesen Betrag, auch wenn sich der Stundensatz ändert. Ein Stundenbudget hält dagegen die eingegebenen Stunden fest. Sein Wert in Euro hängt vom geltenden Stundensatz ab.