Honorar nach Leistungsphasen aufteilen und Stunden planen
Ein Gesamthonorar sagt noch wenig darüber aus, wie viel Zeit für den Entwurf oder die Ausführungsplanung bleibt. Teilen Sie das vereinbarte Honorar den beauftragten Leistungsphasen zu und leiten Sie daraus Stundenbudgets ab. So wird schon vor Projektbeginn sichtbar, ob der erwartete Aufwand zu Ihrer Kalkulation passt.
Der Honoraranteil ist noch kein Zeitplan
Ein Anteil am Honorar bewertet eine Leistung. Er sagt nicht, wie viele Stunden Ihr Büro dafür tatsächlich benötigt. Eine aufwendige Abstimmung kann den Entwurf verlängern, ohne dass sich sein Honoraranteil verändert. Deshalb brauchen Sie neben der Honoraraufteilung eine eigene Einschätzung des Stundenaufwands je Leistungsphase.
Beginnen Sie mit drei Angaben: Welche Leistungen sind beauftragt? Welches Honorar entfällt darauf? Mit welchem Stundensatz kalkuliert Ihr Büro? Die ersten beiden Angaben kommen aus Ihrer Vereinbarung, die dritte aus Ihrer eigenen Kosten- und Kapazitätsplanung.
Was die HOAI-Anteile beschreiben
Für das Leistungsbild Gebäude bewertet § 34 HOAI die neun Leistungsphasen mit unterschiedlichen Honoraranteilen. Auf die Entwurfsplanung entfallen beispielsweise 15 %, auf die Ausführungsplanung 25 %. Das sind Bewertungen der Grundleistungen, keine Vorgaben für die Verteilung Ihrer Arbeitsstunden. Für Innenräume weichen einzelne Anteile ab. Übernehmen Sie deshalb keine Prozentliste, ohne das Leistungsbild zu prüfen.
Für Ihre Projektkalkulation ist das konkret vereinbarte Honorar maßgeblich. Bei einem Auftrag über einzelne Leistungsphasen ist außerdem zu klären, welche Grundleistungen tatsächlich enthalten sind. § 8 HOAI behandelt die nur teilweise übertragenen Leistungen. Ein vollständiges Leistungsbild und ein begrenzter Auftrag sind unterschiedliche Grundlagen.
Für die Budgetplanung in Phased setzen Sie diese Klärung voraus. Sie übernehmen die bereits ermittelten Beträge. Die Software berechnet weder das Honorar nach HOAI noch die passenden Prozentsätze.
Nur die beauftragten Leistungen verteilen
Listen Sie zunächst die beauftragten Leistungsphasen und ihren Umfang auf. Tragen Sie daneben die jeweiligen Honorarbeträge ein. Prüfen Sie anschließend, ob deren Summe mit dem Honorar für genau diesen Auftrag übereinstimmt. Gesondert vereinbarte Leistungen sollten dabei erkennbar bleiben.
Achten Sie besonders auf die Bezugsgröße der Prozente. Wenn nur ein Teil der Leistungsphasen beauftragt ist, dürfen Sie einen Anteil am vollständigen Leistungsbild nicht einfach auf das Honorar dieses Teilauftrags anwenden. Am einfachsten arbeiten Sie für die interne Planung mit den geklärten Eurobeträgen je Phase.
Ein Beispiel: drei Leistungsphasen, drei Budgets
Ein fiktives Büro übernimmt Vorplanung, Entwurfsplanung und Genehmigungsplanung für ein Gebäude. Für diese Leistungen sind insgesamt 10.000 € exkl. MwSt. vereinbart. In diesem vereinfachten Beispiel verteilt die Vereinbarung das Honorar im Verhältnis 7 : 15 : 3 auf die drei vollständigen Leistungsphasen. Die Anteile ergeben zusammen 25, nicht 100.
Damit entfallen 2.800 € auf die Vorplanung, 6.000 € auf die Entwurfsplanung und 1.200 € auf die Genehmigungsplanung. Die Summe beträgt wieder 10.000 €. Das Beispiel zeigt nur die Aufteilung eines bereits vereinbarten Honorars. Es berechnet kein HOAI-Honorar aus anrechenbaren Kosten und Honorarzone.
Das Büro kalkuliert mit 100 €/h. Aus den drei Honorarbeträgen ergeben sich 28, 60 und 12 Stunden. Zusammen stehen damit 100 kalkulierte Stunden für den Auftrag zur Verfügung. Der Satz ist frei für dieses Beispiel gewählt, keine Empfehlung für Ihr Büro.
- Vorplanung: 10.000 € × 7 ÷ 25 = 2.800 €. Bei 100 €/h sind das 28 Stunden.
- Entwurfsplanung: 10.000 € × 15 ÷ 25 = 6.000 €. Bei 100 €/h sind das 60 Stunden.
- Genehmigungsplanung: 10.000 € × 3 ÷ 25 = 1.200 €. Bei 100 €/h sind das 12 Stunden.
Das Stundenbudget mit dem erwarteten Aufwand vergleichen
Schätzen Sie nun unabhängig vom Budget, welche Arbeit anfällt. Denken Sie an Planbearbeitung, Varianten, Besprechungen, Abstimmungen und die Zusammenstellung der Unterlagen. Erfahrungen aus ähnlichen abgeschlossenen Projekten sind dafür nützlicher als die Annahme, dass ein Honoraranteil automatisch dem Zeitanteil entspricht.
Im Beispiel erwartet das Büro für den Entwurf 68 Stunden. Dem stehen 60 Stunden aus der Kalkulation gegenüber. Diese Differenz gehört vor Arbeitsbeginn auf den Tisch: Ist der Umfang klar genug? Lassen sich Abstimmungen besser vorbereiten? Passt das Honorar zum erwarteten Aufwand? Acht Stunden aus der Vorplanung umzubuchen löst diese Fragen nicht.
Das Budget ist ein wirtschaftlicher Zielwert, keine Obergrenze, an der die Zeiterfassung endet. Erfassen Sie auch Stunden über dem Budget vollständig. Nur dann bleibt die spätere Auswertung aussagekräftig.
Die Honoraranteile in Phased abbilden
Legen Sie in Phased ein Projekt mit den beauftragten Phasen an. Die Bezeichnungen können Ihrer Leistungsphasenstruktur folgen, etwa „Vorplanung“ oder „Entwurfsplanung“. Die App nennt ihre frei benennbaren Abschnitte „Phasen“. Eine automatische HOAI-Aufteilung ist damit nicht verbunden.
Mit Pro können Sie die Honorarbeträge als Geldbudgets hinterlegen. Im Beispiel tragen Sie 2.800 €, 6.000 € und 1.200 € ein. Das Budget bildet in Phased zugleich die Preisgrundlage der jeweiligen Phase. Für die Umrechnung in Stunden gilt der Stundensatz der Phase, sonst der des Projekts, sonst der Standard-Stundensatz aus den Einstellungen.
Wenn das vereinbarte Honorar feststehen soll, ist das Geldbudget die passende Ausgangsgröße. Sein Eurobetrag bleibt bei einer Änderung des Stundensatzes erhalten, die daraus abgeleiteten Stunden ändern sich. Bei einem Stundenbudget verhält es sich umgekehrt: Die eingegebenen Stunden bleiben bestehen, ihr Geldwert wird mit dem geltenden Stundensatz berechnet.
Ordnen Sie Ihre Zeiteinträge der jeweiligen Phase zu. So lässt sich der tatsächliche Aufwand mit dem dafür vorgesehenen Budget vergleichen. Als „Zusatzleistung“ markierte Einträge werden gesondert vom ursprünglichen Budget behandelt. Eine bloße Überschreitung ist noch kein Grund für diese Markierung.
Die Aufteilung als Grundlage behalten
Prüfen Sie die Kalkulation bei Projektbeginn und bei tatsächlich geänderten Vereinbarungen. Erhöhen Sie ein Budget nicht allein deshalb, weil mehr Stunden angefallen sind. Sonst geht der ursprüngliche Vergleichsmaßstab verloren.
Wie Sie die Stunden im Alltag erfassen, erklärt der Ratgeber „Stunden je Leistungsphase erfassen“. Für die laufende Prüfung von Aufwand, Restbudget und effektivem Stundensatz führt der Ratgeber zum Honorarcontrolling weiter. Hier ist die Grundlage gelegt: ein klarer Umfang, ein zugeordnetes Honorar und ein nachvollziehbares Stundenbudget je Phase.
Häufige Fragen
Gibt die HOAI vor, wie viele Stunden eine Leistungsphase dauern darf?
Die Honoraranteile sind keine Stundenkontingente. Ihren voraussichtlichen Aufwand schätzen Sie anhand des konkreten Auftrags und Ihrer Erfahrung. Ein Stundenbudget ergibt sich für die interne Kalkulation aus dem Honoraranteil und Ihrem kalkulierten Stundensatz.
Kann ich einen Teilauftrag einfach auf 100 % verteilen?
Für eine interne Aufteilung können Sie die bereits geklärten Honorarbeträge als Anteile des Teilauftrags betrachten. Verwechseln Sie diese Anteile aber nicht mit den HOAI-Anteilen am vollständigen Leistungsbild. Das Beispiel zeigt diese Unterscheidung anhand der Bezugsgröße 25.
Verteilt Phased das Gesamthonorar automatisch nach HOAI?
Nein. Sie legen die Phasen an und tragen die bereits ermittelten Budgets ein. Phased verbindet diese Grundlage mit den erfassten Stunden. Es ermittelt keine anrechenbaren Kosten, Honorarzonen oder HOAI-Honorare.
Wann ist ein Geldbudget sinnvoller als ein Stundenbudget?
Wenn der vereinbarte Eurobetrag die feste Grundlage sein soll, hinterlegen Sie ihn als Geldbudget mit Pro. Ein Stundenbudget hält dagegen die eingegebene Zeit fest. Sein Geldwert hängt vom jeweils geltenden Stundensatz ab.