Zeiterfassung für Innenarchitekten

Auch die Suche nach dem richtigen Sofa kostet Zeit.

Zeiterfassung für Innenarchitekten, die den Aufwand hinter dem Entwurf sichtbar macht. Gliedern Sie Ihre Projekte in Phasen und Aufgaben, erfassen Sie Ihre Stunden und vergleichen Sie sie mit dem vereinbarten Honorar. So sehen Sie, ob sich Bemusterung und Beschaffung noch rechnen und welche Arbeiten über den Auftrag hinausgehen.

Kostenlos starten Preise ansehen

30 Tage Pro kostenlos testen · Keine Kreditkarte nötig · Danach kostenlos weiter im Free-Tarif · Ihre Daten bleiben erhalten

Eine Wohnung, aufgeteilt in ihre Projektphasen. Die Beschaffung hat den kleinsten Honoraranteil und als einzige Phase ihr Stundenbudget überschritten.

Bemusterung und Beschaffung brauchen ein eigenes Budget.

Materialmuster anfordern, Angebote vergleichen, Liefertermine klären: In der Innenarchitektur steckt viel Arbeit zwischen Entwurf und Lieferung. Geht diese Zeit in einer einzigen Projektsumme auf, bleibt unklar, wie aufwendig die Beschaffung tatsächlich war.

Planen Sie dafür einen eigenen Honoraranteil ein und erfassen Sie die Stunden in einer separaten Phase. So sehen Sie schon während des Projekts, ob der Aufwand noch zum vereinbarten Honorar passt.

Ein eigenes Honorar für die Beschaffung einplanen.

Ordnen Sie der Beschaffung einen Teil des vereinbarten Honorars zu. Im Beispiel entfallen von 12.000 € insgesamt 1.800 € auf diese Phase. Bei einem Zielstundensatz von 60 € ergibt das 30 Stunden für Produktsuche, Ausstattungslisten und die Abstimmung mit Lieferanten.

Erfassen Sie die beauftragten Arbeiten in dieser Phase. Phased vergleicht den Aufwand mit dem Stundenbudget. Im Beispiel sind bereits 36 der geplanten 30 Stunden verbraucht. Die spätere Suche nach einem Ersatzprodukt wird davon getrennt erfasst.

  1. 01 Concept €3,000 50h bei €60/h Gestaltungsidee, Raumaufteilung und ein stimmiges Gesamtkonzept.
  2. 02 Detailed design €4,200 70h bei €60/h Einbauten, Oberflächen, Beleuchtung und Pläne für die Ausführung.
  3. 03 Procurement €1,800 30h bei €60/h Produktauswahl, Ausstattungslisten, Angebote und Bestellungen.
  4. 04 Installation €3,000 50h bei €60/h Lieferungen begleiten, Mängel prüfen, einrichten und übergeben.
€12,000 für 4 Phasen · 200h bei €60/h Benennen Sie Ihre Phasen passend zum Auftrag, etwa Konzept, Detailplanung, Beschaffung und Umsetzung.

Sehen, welcher Stundensatz bei der Beschaffung bleibt.

Die Beschaffung hat 36 statt der geplanten 30 Stunden gebraucht. Bei 1.800 € Honorar liegt der effektive Stundensatz damit bei 50 € statt der angestrebten 60 €. Das gesamte Projekt erreicht noch 71,43 € pro Stunde, weil andere Phasen weniger Zeit beansprucht haben.

Der Blick auf die einzelne Phase zeigt, was im Projektdurchschnitt untergeht. Beim nächsten Angebot können Sie die Beschaffung höher kalkulieren, die Produktsuche enger begrenzen oder mehr Stunden dafür einplanen.

So berechnet Phased Budgetnutzung und effektiven Stundensatz

Eine erneute Produktsuche getrennt erfassen.

Das Sofa war bereits freigegeben. Dann ändert sich der gewünschte Stoff und die Suche beginnt von vorn. Die erste Auswahl bleibt im Budget der Beschaffung. Die erneute Suche markieren Sie am Zeiteintrag als „Zusatzleistung“. Das bedeutet:

  • Die Stunden für die erneute Suche werden nicht mehr auf das ursprüngliche Budget angerechnet.
  • Die erfassten Stunden bleiben erhalten, auch wenn Sie auf eine Berechnung verzichten.
  • Im Kundenbericht können Sie die Arbeit separat unter „Zusätzliche Leistungen“ mit einem eigenen Betrag ausweisen.

Damit ist der zusätzliche Zeitaufwand nachvollziehbar erfasst. Mit Pro legen Sie im Bericht den Betrag dafür fest. Ob Sie die Arbeit berechnen und in den Kundenbericht aufnehmen, entscheiden Sie selbst.

Häufige Fragen

Wie erfasse ich die Zeit für Bemusterung und Beschaffung?

Legen Sie eine Phase „Beschaffung“ an und ordnen Sie ihr einen Teil des Honorars zu. Dort erfassen Sie Produktsuche, Ausstattungslisten, Angebotsvergleiche und die Abstimmung mit Lieferanten. Phased zeigt Ihnen, wie viel des Stundenbudgets verbraucht ist und welcher effektive Stundensatz sich daraus ergibt.

Was gilt, wenn ich die Beschaffung prozentual zum Warenwert abrechne?

Phased berechnet keine Zuschläge auf Warenwerte. Ermitteln Sie den Betrag wie bisher und stellen Sie ihn den erfassten Beschaffungsstunden gegenüber. So sehen Sie, ob Ihr Honorar den Zeitaufwand zum angestrebten Stundensatz deckt.

Die Bestellung ist raus, der Kunde möchte doch etwas anderes. Wie halte ich das fest?

Die ursprüngliche Auswahl bleibt im Budget der Beschaffung. Erfassen Sie die erneute Suche separat und markieren Sie diese Zeiteinträge als „Zusatzleistung“. Im Phasenbericht oder Projektbericht können Sie beide Arbeiten getrennt aufführen: die erste unter „Beauftragte Leistungen“, die zweite unter „Zusätzliche Leistungen“, jeweils mit eigenen Stunden und Beträgen.

Kann ich mehrere Räume oder Kunden parallel betreuen?

Ja. Jedes Projekt hat seinen eigenen Kunden, seine Phasen und Budgets. Im Wochenkalender sehen Sie die Zeiten aller Projekte zusammen. Beim Erfassen wählen Sie das passende Projekt und die Phase. Free umfasst drei aktive Projekte. Mit Pro entfällt diese Grenze und Sie können die Profitabilität auswerten.

Ersetzt Phased mein Rechnungstool?

Nein. Phased erstellt Kundenberichte über erbrachte Leistungen, Stunden und vereinbarte Beträge. Zusatzleistungen nehmen Sie bei Bedarf auf, mit Pro auch Ihren Briefkopf. Für die Zahlungsabwicklung nutzen Sie weiter Ihr bisheriges Werkzeug und legen den Phased-Bericht als nachvollziehbare Aufstellung bei.

Was bringt mir Phased gegenüber einer einfachen Zeiterfassung?

Eine reine Zeiterfassung zeigt Ihnen, dass die Beschaffung 36 Stunden gedauert hat. Phased stellt diesen Stunden auch das vereinbarte Honorar gegenüber. Bei 1.800 € sind das 50 € pro Stunde statt der angestrebten 60 €. Das erkennen Sie schon vor Projektabschluss.

Ist Phased für einzelne Selbstständige oder für ein ganzes Büro gedacht?

Phased ist für eine Person gedacht. Es gibt keine Teamverwaltung, Rollen, Mitarbeiterzuordnung oder Freigabe von Stundenzetteln. Pro kostet 7 € im Monat oder 66 € im Jahr, jeweils exkl. MwSt. Wenn Sie die Arbeit eines Teams planen und freigeben möchten, brauchen Sie dafür ein anderes Werkzeug.

Welche Informationen sehen meine Kunden?

Ihre Kunden sehen nur die Berichte, die Sie ihnen senden: Leistungen, Stunden, vereinbarte Beträge und gegebenenfalls zusätzliche Leistungen. Profitabilität, Budgetwarnungen, effektive Stundensätze und private Notizen bleiben intern. Ein gespeicherter Bericht behält seine Zahlen. Prüfen Sie die Fassung vor dem Versand als PDF.

Eine Person, ein Preis.

Free enthält den Kalender, den Timer, drei aktive Projekte mit je zwei Phasen, Aufgaben, Stundenbudgets, Stundennachweise und den Datenexport. Pro kostet 7 € im Monat oder 66 € im Jahr. Pro hebt die Grenzen für Projekte und Phasen auf und ergänzt Honorarbudgets, Budgetstatus, effektive Stundensätze, berechnete Zusätzliche Leistungen, Phasen- und Projektberichte sowie Ihren eigenen Briefkopf.

Sehen, was in jedem Tarif enthalten ist