Zeiterfassung für Innenarchitekten

Auch die Suche nach dem richtigen Sofa kostet Zeit.

Phased gliedert Ihre Innenarchitektur-Projekte in Phasen und Aufgaben. Geben Sie Bemusterung und Beschaffung eine eigene Phase mit eigenem Honoraranteil. Dort erfassen Sie die Stunden für Muster, Angebote und die Abstimmung mit Lieferanten. So sehen Sie, wenn die Phase mehr Stunden braucht als geplant. Sonst verschwindet diese Zeit im Entwurfshonorar.

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Ein Wohnungsprojekt, aufgeklappt in seine Phasen. Die Beschaffung hat den kleinsten Honoraranteil und ist die einzige Phase, die mehr als ihre geplanten Stunden verbraucht hat.

Bemusterung und Beschaffung brauchen ein eigenes Budget.

Materialmuster anfordern, Angebote vergleichen, Liefertermine klären: In der Innenarchitektur steckt viel Arbeit zwischen Entwurf und Lieferung. Geht diese Zeit in einer einzigen Projektsumme auf, bleibt unklar, wie aufwendig die Beschaffung tatsächlich war.

Planen Sie dafür einen eigenen Honoraranteil ein und erfassen Sie die Stunden in einer separaten Phase. So sehen Sie schon während des Projekts, ob der Aufwand noch zum vereinbarten Honorar passt.

Für die Beschaffung eigenes Honorar und eigene Stunden planen.

Ordnen Sie der Beschaffung einen Teil des vereinbarten Honorars zu. Im Beispiel entfallen von 12.000 € insgesamt 1.800 € auf diese Phase. Bei einem Zielstundensatz von 60 € ergibt das 30 Stunden für Produktsuche, Ausstattungslisten und die Abstimmung mit Lieferanten.

Erfassen Sie die beauftragten Arbeiten in dieser Phase. Phased vergleicht den Aufwand mit dem Stundenbudget. Im Beispiel sind bereits 36 der geplanten 30 Stunden verbraucht. Die spätere Suche nach einem Ersatzprodukt wird davon getrennt erfasst.

  1. 01 Konzept 3.000 € 50h bei 60 €/h Moodboards, Grundrisse und das Konzept, für das sich der Kunde entscheidet.
  2. 02 Detailplanung 4.200 € 70h bei 60 €/h Einbauten, Oberflächen, Beleuchtung und Pläne für die Ausführung.
  3. 03 Beschaffung 1.800 € 30h bei 60 €/h Produktauswahl, Ausstattungslisten, Angebote, Bestellungen und die Abstimmung mit Lieferanten.
  4. 04 Umsetzung 3.000 € 50h bei 60 €/h Lieferungen begleiten, Mängel prüfen, einrichten und übergeben.
12.000 € für 4 Phasen · 200h bei 60 €/h Benennen Sie Ihre Phasen passend zum Auftrag, etwa Konzept, Detailplanung, Beschaffung und Umsetzung.

Sehen, welcher Stundensatz bei der Beschaffung bleibt.

Die Beschaffung hat 36 statt der geplanten 30 Stunden gebraucht. Bei 1.800 € Honorar liegt der effektive Stundensatz damit bei 50 € statt der angestrebten 60 €. Das gesamte Projekt erreicht noch 71,43 € pro Stunde, weil andere Phasen weniger Zeit beansprucht haben.

Erst der Blick auf die einzelne Phase zeigt, was im Projektdurchschnitt untergeht. Beim nächsten Angebot können Sie die Beschaffung höher ansetzen und dafür mehr Stunden einplanen. Oder Sie begrenzen die Produktsuche enger.

So berechnet Phased Budgetnutzung und effektiven Stundensatz

Eine erneute Produktsuche getrennt erfassen.

Das Sofa war bereits freigegeben. Dann ändert sich der gewünschte Stoff und die Suche beginnt von vorn. Die erste Auswahl bleibt im Budget der Beschaffung. Die erneute Suche markieren Sie am Zeiteintrag als „Zusatzleistung“. Das bedeutet:

  • Die Stunden für die erneute Suche werden nicht mehr auf das ursprüngliche Budget angerechnet.
  • Die erfassten Stunden bleiben erhalten, auch wenn Sie auf eine Berechnung verzichten.
  • Im Kundenbericht können Sie die Arbeit separat unter „Zusätzliche Leistungen“ mit einem eigenen Betrag ausweisen.

Damit haben Sie eine klare Aufstellung: was gewünscht war, wie lange es gedauert hat und welchen Betrag Sie berechnen könnten. Nehmen Sie die Arbeit in den Kundenbericht auf oder lassen Sie sie weg, wenn Sie sie nicht berechnen.

Häufige Fragen

Wie erfasse ich die Zeit für Bemusterung und Beschaffung?

Legen Sie eine Phase „Beschaffung“ an und ordnen Sie ihr einen Teil des Honorars zu. Dort erfassen Sie Produktsuche, Ausstattungslisten, Angebotsvergleiche und die Abstimmung mit Lieferanten. Phased zeigt Ihnen, wie viel des Stundenbudgets verbraucht ist und welcher effektive Stundensatz sich daraus ergibt.

Was gilt, wenn ich die Beschaffung prozentual zum Warenwert abrechne?

Phased berechnet keinen Prozentsatz vom Warenwert. Ermitteln Sie diesen Betrag wie bisher und tragen Sie ihn als Budget der Phase „Beschaffung“ ein. Phased vergleicht ihn dann mit den Stunden für die Beschaffung. So sehen Sie, ob der Betrag Ihre Zeit zum angestrebten Stundensatz bezahlt hat.

Die Bestellung ist raus, der Kunde möchte doch etwas anderes. Wie halte ich das fest?

Die ursprüngliche Auswahl bleibt im Budget der Beschaffung. Erfassen Sie die erneute Suche separat und markieren Sie diese Zeiteinträge als „Zusatzleistung“. Im Phasenbericht oder Projektbericht können Sie beide Arbeiten getrennt aufführen: die erste unter „Beauftragte Leistungen“, die zweite unter „Zusätzliche Leistungen“, jeweils mit eigenen Stunden und Beträgen.

Kann ich mehrere Räume oder Kunden parallel betreuen?

Ja. Jedes Projekt hat seinen eigenen Kunden, seine Phasen und Budgets. Im Wochenkalender sehen Sie die Zeiten aller Projekte zusammen. Beim Erfassen wählen Sie das passende Projekt und die Phase. Free umfasst drei aktive Projekte. Mit Pro entfällt diese Grenze und Sie können die Profitabilität auswerten.

Ersetzt Phased mein Rechnungstool?

Nein. Phased erstellt Kundenberichte. Ein Bericht zeigt die erbrachten Leistungen, die Stunden, die vereinbarten Beträge und, wenn Sie möchten, Zusätzliche Leistungen. Mit Pro kommt Ihr Briefkopf dazu. Zahlungen fordern Sie weiter über Ihr gewohntes Rechnungstool oder Buchhaltungsprogramm an. Den Phased-Bericht können Sie beilegen, wenn er die Arbeit erklärt.

Was bringt mir Phased gegenüber einer einfachen Zeiterfassung?

Eine reine Zeiterfassung zeigt Ihnen, dass die Beschaffung 36 Stunden gedauert hat. Phased stellt diesen Stunden auch das vereinbarte Honorar gegenüber. Bei 1.800 € sind das 50 € pro Stunde statt der angestrebten 60 €. Das erkennen Sie schon vor Projektabschluss.

Ist Phased für einzelne Selbstständige oder für ein ganzes Büro gedacht?

Phased ist für eine Person gedacht. Es gibt keine Teamverwaltung, Rollen, Mitarbeiterzuordnung oder Freigabe von Stundenzetteln. Während der Beta ist Phased kostenlos. Wenn Sie die Arbeit eines Teams planen und freigeben möchten, brauchen Sie dafür ein anderes Werkzeug.

Welche Informationen sehen meine Kunden?

Ihre Kunden sehen nur die Berichte, die Sie ihnen senden: Leistungen, Stunden, vereinbarte Beträge und gegebenenfalls Zusätzliche Leistungen. Profitabilität, Budgetwarnungen, effektive Stundensätze und private Notizen bleiben intern. Ein Bericht ändert sich nach dem Erstellen nicht mehr. Öffnen Sie den gespeicherten Bericht und prüfen Sie ihn, bevor Sie das PDF verschicken.

Kostenlos während der Beta.

Sie erhalten alle Pro-Funktionen, ohne Kreditkarte. Wir informieren Sie mindestens 30 Tage vor dem Ende der Beta.

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