Honorarcontrolling für Architekten mit Rechenbeispiel

Die Grundlage je Leistungsphase festlegen

Teilen Sie das Honorar auf die beauftragten Phasen auf. Die Teilbeträge müssen zusammen das vereinbarte Gesamthonorar ergeben. Legen Sie diese Aufteilung fest, bevor die Arbeit beginnt. Wer das Budget später nur erhöht, weil mehr Stunden angefallen sind, lässt die Abweichung aus der Auswertung verschwinden.

Ihr kalkulierter Stundensatz rechnet das Honorar in ein Stundenbudget um. Wie Sie diesen Satz aus Bürokosten und verfügbarer Zeit ermitteln, steht im Ratgeber zur Stundensatzberechnung. Hier setzen wir ihn voraus und schauen, wie sich ein laufendes Projekt dazu verhält.

Erfassen Sie auch Besprechungen, Abstimmungen und kleine Überarbeitungen in der richtigen Phase. Fehlende Stunden lassen den effektiven Stundensatz besser aussehen. Wirtschaftlicher arbeitet Ihr Büro dadurch nicht.

Ein Rechenbeispiel für eine laufende Phase

Für eine erfundene Leistungsphase sind 4.500 € exkl. MwSt. vereinbart. Das Büro kalkuliert mit 90 €/h. Das ergibt ein Budget von 50 Stunden. Alle Stunden im Beispiel gehören zur beauftragten Leistung. Zusatzleistungen gibt es hier nicht.

Am Freitag sind 40 Stunden erfasst. Zum kalkulierten Satz sind das 3.600 €. Im Budget bleiben 900 € oder zehn Stunden. 80 % des Budgets sind verbraucht, Phased zeigt die Phase damit als „Wird knapp“. Die Zahl sagt, wie viel vom kalkulierten Rahmen aufgebraucht ist. Wie weit die Planung ist, sagt sie nicht.

Der effektive Stundensatz liegt im Moment bei 112,50 €, also 4.500 € geteilt durch 40 Stunden. Das sieht gut aus. Der Wert rechnet aber schon mit dem ganzen Honorar, obwohl ein Teil der Arbeit noch fehlt. Solange die Phase läuft, ist er vorläufig.

• Stundenbudget: 4.500 € ÷ 90 €/h = 50 Stunden.
• Bisheriger Aufwand: 40 Stunden × 90 €/h = 3.600 €.
• Restbudget: 900 € oder 10 Stunden.
• Aktueller effektiver Stundensatz: 4.500 € ÷ 40 Stunden = 112,50 €/h.

Offene Arbeit und Restbudget vergleichen

Jetzt reicht es nicht zu wissen, wie viele Stunden übrig sind. Schreiben Sie auf, was noch fertig werden muss. Im Beispiel fehlen eine Planüberarbeitung, die abschließende Abstimmung und das Zusammenstellen der Unterlagen. Das Büro schätzt dafür zusammen 14 Stunden.

Zehn Stunden sind noch im Budget, gebraucht werden voraussichtlich vierzehn. Die Phase wird also um etwa vier Stunden überschritten. Bei 54 Stunden insgesamt läge der effektive Stundensatz bei rund 83,33 €. Der laufende Wert von 112,50 € hat dieses Risiko nicht gezeigt.

Diese Prognose ist Ihre eigene Schätzung. Phased berechnet aus den erfassten Stunden, wie viel Budget verbraucht ist und wie viel bleibt. Wie lange die offene Planung noch dauert, schätzt Phased nicht.

Die Ursache der Abweichung klären

Sehen Sie sich an, woher die Abweichung kommt. Vielleicht war die Leistung von Anfang an zu knapp kalkuliert. Vielleicht wurde Arbeit doppelt gemacht, oder eine Entscheidung des Auftraggebers steht noch aus. Oder der Umfang ist gewachsen. Jede Ursache verlangt eine andere Reaktion.

Ist die beauftragte Arbeit aufwendiger als gedacht, bereiten Sie die restlichen Schritte besser vor, bündeln Abstimmungen oder setzen beim nächsten Angebot mehr Zeit an. Ein zusätzlicher Wunsch des Kunden betrifft dagegen den Leistungsumfang. Darüber sprechen Sie gesondert mit ihm. Markieren Sie Stunden nicht als Zusatzleistung, nur damit die Phase wieder im Budget liegt.

Ein Budget ist eine Planungsgröße. Wird es überschritten, endet die Arbeit nicht, und das vereinbarte Honorar ändert sich nicht von selbst. Das Restbudget ist auch kein Kontostand und kein Gewinn, der Ihnen noch zusteht.

Einmal pro Woche prüfen

Prüfen Sie laufende Phasen einmal pro Woche und zusätzlich vor wichtigen Abstimmungen. Nehmen Sie dafür immer den gesamten bisherigen Aufwand der Phase. Wer nur die Stunden der letzten Woche mit dem vollen Honorar vergleicht, bekommt ein schiefes Bild.

Fangen Sie mit den Phasen an, deren Budget knapp wird. Lesen Sie dort die Zeiteinträge und schätzen Sie die offene Arbeit. Notieren Sie einen konkreten nächsten Schritt, etwa eine Variantenentscheidung einholen oder den fehlenden Planstand genauer abgrenzen. Eine Kennzahl nützt erst, wenn Sie daraus etwas entscheiden.

• Sind alle Stunden der laufenden Phasen erfasst und richtig zugeordnet?
• Welche Phasen sind nah am Budget oder schon darüber?
• Welche Leistungen fehlen noch bis zum Abschluss?
• Reicht das Restbudget für den geschätzten Aufwand?
• Was klären oder ändern Sie als Nächstes?

So lesen Sie die Zahlen in Phased

In Phased tragen Sie das Honorar als Budget der Phase ein. Für die Umrechnung in Stunden gilt der Stundensatz der Phase, sonst der des Projekts, sonst der Standard-Stundensatz aus den Einstellungen. Geben Sie das Budget in Stunden an, rechnet Phased umgekehrt den Geldwert aus. In beiden Fällen ist das Budget der Preis der Phase.

Auf der Seite „Profitabilität“ zeigt die „Budgetauswertung“ für jedes Projekt mit Budget, wie viel davon verbraucht ist und was übrig bleibt. Darunter stehen die einzelnen Phasen. Den effektiven Stundensatz einer laufenden Phase lesen Sie als vorläufigen Wert. Ein bereits überschrittenes Budget ist trotzdem ein Warnsignal, auch wenn die Phase noch nicht abgeschlossen ist.

Einträge, die Sie als „Zusatzleistung“ markieren, werden nicht auf das ursprüngliche Budget angerechnet. Die Budgetnutzung zeigt also, wie es um die beauftragte Leistung steht, nicht um den gesamten Aufwand. Für die Prüfung des Honorars ist das der richtige Vergleich.

Ein effektiver Stundensatz ist kein Nettogewinn. Bürokosten, Steuern und andere Ausgaben sind darin nicht abgezogen. Phased ersetzt weder Ihre Kostenrechnung noch Ihre Buchhaltung. Budgetwarnungen und effektive Stundensätze bleiben intern und erscheinen in keinem Kundenbericht.

Nach Abschluss nachkalkulieren

Ist die Phase abgeschlossen und sind alle Zeiten erfasst, vergleichen Sie das Ergebnis mit Ihrer Kalkulation. Im Beispiel sind am Ende 54 Stunden angefallen. Mit rund 83,33 €/h liegt die Phase unter den kalkulierten 90 €/h. Halten Sie fest, welche Arbeiten die zusätzlichen Stunden verursacht haben.

Nutzen Sie das bei ähnlichen Aufträgen. Vielleicht verteilen Sie die Honoraranteile anders, beschreiben den Leistungsumfang genauer oder planen mehr Zeit für bestimmte Abstimmungen ein. Vergleichen Sie dabei möglichst ähnliche Phasen und Aufgaben. Eine einzelne aufwendige Phase ist ein wichtiger Hinweis, aber noch kein Maßstab für alle Projekte.