Honorarcontrolling für Architekten: Rechnet sich Ihr Projekt?

Mit einer klaren Grundlage je Leistungsphase beginnen

Ordnen Sie den beauftragten Phasen die jeweiligen Honoraranteile zu. Die Summe muss zum vereinbarten Gesamthonorar passen. Halten Sie diese Grundlage fest, bevor die Arbeit beginnt. Wenn Sie das Budget später nur anheben, weil mehr Stunden angefallen sind, verschwindet die Abweichung aus Ihrer Auswertung.

Ihr kalkulierter Stundensatz übersetzt das Honorar in ein Stundenbudget. Wie Sie diesen Satz aus Ihren Bürokosten und Ihrer verfügbaren Zeit ableiten, erklärt der verlinkte Ratgeber zur Stundensatzberechnung. Hier setzen wir ihn voraus und prüfen, wie sich ein laufendes Projekt dazu entwickelt.

Erfassen Sie auch Besprechungen, Abstimmungen und kurze Überarbeitungen in der passenden Phase. Fehlende Stunden lassen den effektiven Stundensatz besser aussehen, ohne dass Ihr Büro dadurch wirtschaftlicher arbeitet.

Ein Rechenbeispiel für eine laufende Phase

Für eine fiktive Leistungsphase sind 4.500 € exkl. MwSt. vereinbart. Das Büro kalkuliert mit 90 €/h. Daraus ergibt sich ein Budget von 50 Stunden. Alle folgenden Stunden gehören zur beauftragten Leistung. Zusatzleistungen bleiben in diesem Beispiel außen vor.

Am Freitag sind 40 Stunden erfasst. Bewertet mit dem kalkulierten Satz entsprechen sie 3.600 €. Vom Budget bleiben 900 € beziehungsweise zehn Stunden. Die Budgetnutzung liegt bei 80 %. Diese Zahlen beschreiben den verbrauchten Kalkulationsrahmen, nicht den Bearbeitungsfortschritt.

Der aktuelle effektive Stundensatz beträgt zugleich 112,50 €: 4.500 € geteilt durch 40 Stunden. Das wirkt gut, enthält aber bereits das gesamte Honorar bei noch unvollständigem Aufwand. Solange die Phase läuft, ist dieser Wert vorläufig.

• Stundenbudget: 4.500 € ÷ 90 €/h = 50 Stunden.
• Bisheriger Aufwand: 40 Stunden × 90 €/h = 3.600 €.
• Restbudget: 900 € beziehungsweise 10 Stunden.
• Aktueller effektiver Stundensatz: 4.500 € ÷ 40 Stunden = 112,50 €/h.

Die offene Arbeit neben das Restbudget legen

Fragen Sie jetzt nicht nur, wie viele Stunden übrig sind. Schreiben Sie auf, was noch fertig werden muss. Im Beispiel fehlen eine Planüberarbeitung, die abschließende Abstimmung und die Zusammenstellung der Unterlagen. Das Büro schätzt dafür zusammen 14 Stunden.

Zehn Stunden sind noch im Budget, vierzehn werden voraussichtlich gebraucht. Damit zeichnet sich eine Überschreitung um vier Stunden ab. Bei insgesamt 54 Stunden läge der effektive Stundensatz bei rund 83,33 €. Der laufende Wert von 112,50 € hat dieses Risiko allein nicht gezeigt.

Diese Vorausschau ist Ihre eigene Schätzung. Phased berechnet aus den erfassten Stunden das verbrauchte und verbleibende Budget. Es schätzt nicht automatisch, wie viele Stunden die noch offene Planung benötigen wird.

Aus der Abweichung eine konkrete Entscheidung ableiten

Sehen Sie sich die Ursache an. War die Leistung von Anfang an zu knapp kalkuliert? Haben Sie Arbeit mehrfach erledigt? Fehlt eine Entscheidung des Auftraggebers? Oder wurde der Umfang erweitert? Jede Ursache verlangt eine andere Antwort.

Bei aufwendigerer beauftragter Arbeit können Sie die verbleibenden Schritte besser vorbereiten, Abstimmungen bündeln oder für das nächste Angebot mehr Zeit ansetzen. Ein zusätzlicher Kundenwunsch gehört dagegen in eine gesonderte Klärung des Leistungsumfangs. Verschieben Sie Stunden nicht nur deshalb zu den Zusatzleistungen, damit die ursprüngliche Phase wieder im Budget aussieht.

Ein Budget ist eine Planungsgröße. Seine Überschreitung beendet weder die Arbeit noch verändert sie automatisch das vereinbarte Honorar. Das Restbudget ist ebenso wenig ein Kontostand oder noch verfügbarer Gewinn.

Eine kurze Wochenroutine einführen

Prüfen Sie laufende Phasen einmal pro Woche und zusätzlich vor größeren Abstimmungen. Verwenden Sie dafür den gesamten bisherigen Aufwand der jeweiligen Phase. Nur die Stunden der letzten Woche dem vollen Honorar gegenüberzustellen würde das Bild verzerren.

Beginnen Sie mit den Phasen, deren Budget knapp wird. Lesen Sie dort die Zeiteinträge und schätzen Sie die offene Arbeit. Halten Sie eine konkrete nächste Handlung fest, etwa eine Variantenentscheidung herbeizuführen oder den noch fehlenden Planstand genauer abzugrenzen. Eine Kennzahl hilft erst, wenn daraus eine Entscheidung folgt.

• Sind alle Stunden der laufenden Phasen erfasst und richtig zugeordnet?
• Welche Phasen liegen nahe am Budget oder bereits darüber?
• Welche Leistungen fehlen noch bis zum Abschluss?
• Reicht das Restbudget für den geschätzten Aufwand?
• Was klären oder ändern Sie als Nächstes?

Die Zahlen in Phased richtig lesen

Mit Pro hinterlegen Sie in Phased das Honorar als Geldbudget der Phase. Für die Umrechnung in Stunden gilt der Stundensatz der Phase, sonst der des Projekts, sonst der Standard-Stundensatz aus den Einstellungen. Bei einem Stundenbudget ergibt sich der Geldwert umgekehrt aus Stunden und Stundensatz. Das Budget bildet dabei die Preisgrundlage der Phase.

Auf der Seite „Profitabilität“ zeigt die „Budgetauswertung“ die Budgetnutzung und das Restbudget der budgetierten Projekte. Die Phasen lassen sich einzeln betrachten. Lesen Sie den effektiven Stundensatz einer noch laufenden budgetierten Phase als vorläufig. Eine bereits eingetretene Überschreitung ist trotzdem ein Warnsignal, auch bevor die Phase abgeschlossen ist.

Als „Zusatzleistung“ markierte Einträge werden getrennt vom ursprünglichen Budget ausgewertet. Die Budgetauswertung und der Blick auf den gesamten Arbeitsaufwand erfüllen deshalb unterschiedliche Zwecke. Für die Prüfung der beauftragten Leistung vergleichen Sie deren Honorar mit den dazugehörigen Stunden.

Ein effektiver Stundensatz ist kein Nettogewinn. Bürokosten, Steuern und andere Ausgaben sind darin nicht abgezogen. Phased ersetzt weder Ihre Kostenrechnung noch die Prüfung, welche Beträge bereits bezahlt wurden. Interne Budgetwarnungen und effektive Stundensätze erscheinen nicht in den Kundenberichten.

Nach Abschluss wird aus der Kontrolle eine Erfahrung

Ist die Phase abgeschlossen und die Zeiterfassung vollständig, vergleichen Sie das Ergebnis mit der ursprünglichen Kalkulation. Im Beispiel sind tatsächlich 54 Stunden angefallen. Die rund 83,33 €/h liegen unter den kalkulierten 90 €/h. Nun können Sie festhalten, welche Arbeiten die zusätzlichen Stunden verursacht haben.

Nutzen Sie diese Erkenntnis für ähnliche Aufträge: Honoraranteile anders verteilen, den Leistungsumfang genauer beschreiben oder mehr Zeit für bestimmte Abstimmungen vorsehen. Vergleichen Sie dabei möglichst ähnliche Phasen und Aufgaben. Eine einzelne aufwendige Phase ist eine wichtige Erfahrung, aber noch kein allgemeiner Maßstab für alle Projekte.