Stundennachweis für Kunden mit Vorlage und Beispiel

Eine einfache Vorlage für den Stundennachweis

Oben steht ein kurzer Kopf mit Ihrem Büro, dem Kunden, dem Projekt und dem Zeitraum. Darunter folgt je Leistung eine Zeile. Die Spalten können Sie in eine Tabelle oder in Ihr gewohntes Programm übernehmen.

Ist das Projekt in Phasen gegliedert, gehört die Phase in jede Zeile. Dann sieht der Auftraggeber, ob die Stunden zum Beispiel im Entwurf oder in der Ausführungsplanung angefallen sind. Verwenden Sie dieselben Phasenbezeichnungen wie im Vertrag.

Unter den Zeilen zählen Sie die Stunden des Zeitraums zusammen. Stundensatz und Betrag gehören nur dazu, wenn Sie nach Stunden abrechnen. Bei einem Pauschalhonorar belegt der Nachweis den Aufwand. Rechnen Sie dort keine Stunden mit Ihrem internen Kalkulationssatz hoch. Der Kunde würde das als Preis lesen, der so nie vereinbart war.

• Kopf: Büro · Kunde · Projekt · Zeitraum.
• Spalten: Datum · Phase · Leistung · Dauer.
• Bei mehreren Projekten: eine Spalte für das Projekt.
• Bei Abrechnung nach Stunden: Stundensatz und Betrag.
• Zum Schluss: Zusammenfassung der Stunden, Erstellungsdatum und Fassungsnummer.

Ein ausgefülltes Beispiel

Das Beispiel ist erfunden. Es zeigt drei Einträge für das Projekt „Wohnhaus Seestraße“ vom 14. bis 18. September 2026, alle in der Phase „LPH 3 Entwurfsplanung“. Der Kunde erkennt die Arbeit wieder, und interne Notizen bleiben draußen.

Zusammen sind es 4:30 Stunden. Ist für diese Leistungen ein Stundensatz von 80 € vereinbart, ergibt das 360 € exkl. MwSt. Bei einem Pauschalhonorar gilt weiter der vereinbarte Preis. Die 4:30 Stunden belegen dann nur den Aufwand.

Achten Sie auf die Schreibweise der Zeiten. 1:30 Stunden sind eine Stunde und dreißig Minuten, also 1,5 Stunden. Das ist nicht dasselbe wie 1,30 Stunden. Bleiben Sie im ganzen Nachweis bei einer Schreibweise.

• 14.09.2026 · Grundriss nach der Entwurfsbesprechung überarbeitet · 2:15 h.
• 15.09.2026 · Fensteranordnung mit dem Auftraggeber abgestimmt · 0:45 h.
• 17.09.2026 · Planstand für die nächste Besprechung zusammengestellt · 1:30 h.
• Zusammenfassung: 4:30 h.

Leistungen verständlich beschreiben

Schreiben Sie, was Sie getan haben und woran. „Besprechung“ ist zu allgemein. „Materialauswahl für den Empfangsbereich abgestimmt“ sagt, worum es ging. Für wiederkehrende Arbeiten verwenden Sie immer denselben Begriff und ergänzen den konkreten Inhalt.

Bleiben Sie sachlich. Ihre Einschätzung einer Besprechung oder Bemerkungen über Beteiligte haben im Nachweis nichts zu suchen. Solche Notizen behalten Sie für sich.

Prüfen Sie auch die Zuordnung. Eine gut formulierte Zeile im falschen Projekt bleibt falsch. Kontrollieren Sie deshalb zuerst Projekt und Phase, danach Beschreibung und Dauer.

Zusatzleistungen getrennt ausweisen

Wünscht der Kunde eine weitere Variante, erfassen Sie die Zeit dafür getrennt von den beauftragten Varianten. Dann sehen beide Seiten, welcher Aufwand von Anfang an vereinbart war und was später dazukam.

Beschreiben Sie den zusätzlichen Wunsch konkret und halten Sie die Absprache dazu gesondert fest. Ein Zeiteintrag belegt nur den Aufwand. Er ersetzt keine Vereinbarung darüber, ob und zu welchem Preis Sie die Leistung übernehmen.

Hat eine beauftragte Arbeit nur länger gedauert als geplant, weicht zunächst Ihre Kalkulation ab. Ein überschrittenes Budget allein macht noch keine Zusatzleistung.

Den Nachweis vor dem Versand prüfen

Lesen Sie die Aufstellung einmal mit den Augen Ihres Kunden. Achten Sie besonders auf fehlende Zeilen und auf Arbeit, die doppelt erfasst ist. Die Liste unten hilft dabei.

Speichern Sie genau die Fassung, die Sie verschicken, unter einem eindeutigen Namen. Zum Beispiel: „Wohnhaus Seestraße – September 2026 – Fassung 1“. Für eine Korrektur legen Sie eine neue Fassung an und schreiben kurz dazu, was sich geändert hat. So sprechen Sie und Ihr Kunde über dieselben Zahlen.

• Kunde, Projekte und Zeitraum stimmen.
• Jede Leistung ist verständlich beschrieben und richtig zugeordnet.
• Die Stunden sind vollständig und nicht doppelt gezählt.
• Interne Notizen und Kennzahlen sind entfernt.
• Die versendete Fassung ist eindeutig benannt und gespeichert.

Den passenden Bericht in Phased wählen

Für einen frei gewählten Zeitraum über ein oder mehrere Projekte erstellen Sie in Phased einen „Stundennachweis“. Wählen Sie als Empfänger „Kunde“ und prüfen Sie die ausgewählten Projekte. Interne Projekte sind dabei nicht vorausgewählt. Eine Kundenfassung darf nur Projekte eines einzigen Kunden enthalten. Außerdem legen Sie fest, ob die Einträge nach Tag, Projekt, Kunde oder Phase gruppiert werden.

Für die beauftragten Leistungen und das Honorar einer einzelnen Phase gibt es den „Phasenbericht“. Der „Projektbericht“ fasst mehrere Phasen zusammen. In beiden können Sie Zusatzleistungen auf Wunsch gesondert unter „Zusätzliche Leistungen“ ausweisen, mit eigenen Stunden und eigenem Betrag.

Ein Unterschied zur gefilterten Zeitansicht: Der Stundennachweis übernimmt Ihre Auswahl an Projekten und Aufgaben, aber keinen Filter auf einzelne Phasen oder auf den Umfang. Er enthält immer ganze Phasen, mit beauftragter Arbeit und Zusatzleistungen. Der Erstellungsdialog weist Sie darauf hin. Prüfen Sie die Auswahl, bevor Sie speichern.

Auf Wunsch trägt der Bericht Ihr Logo und Ihre Bürodaten im Briefkopf. Die Kundenfassung zeigt keine privaten Notizen, keine Budgetwarnungen und keine effektiven Stundensätze.

Gespeicherte Berichte ändern sich nicht

Beim Erstellen hält Phased die Zahlen des Berichts fest. Stunden, die Sie später erfassen, und geänderte Stundensätze ändern einen gespeicherten Bericht nicht. Öffnen Sie die gespeicherte Fassung und prüfen Sie sie, bevor Sie das PDF verschicken.

Sind Stunden oder Beträge falsch, korrigieren Sie zuerst die Zeiteinträge. Danach erstellen Sie einen neuen Bericht. Die alte Fassung bleibt erhalten. Die Darstellung eines gespeicherten Berichts können Sie auch später anpassen, etwa den Briefkopf ein- oder ausblenden. Die festgehaltenen Stunden und Beträge bleiben dabei unverändert.