Stundennachweis für Kunden: eine Vorlage, die Arbeit verständlich macht
Ein guter Stundennachweis zeigt Ihrem Kunden, wann Sie woran gearbeitet haben und wie viel Zeit dafür angefallen ist. Mit der folgenden Vorlage strukturieren Sie Ihre Aufstellung nach Datum, Projekt, Leistung und Dauer. Dazu kommen Hinweise für klare Beschreibungen, Zusatzleistungen und die Prüfung vor dem Versand.
Der Kunde soll die Arbeit erkennen können
„Planung, 8 Stunden“ erklärt wenig. „Grundriss nach der Besprechung vom Montag überarbeitet, 3 Stunden“ lässt sich einordnen. Ein Stundennachweis wird nicht dadurch besser, dass er jede Mausbewegung auflistet. Er braucht verständliche Leistungen und eine saubere Zuordnung.
Vereinbaren Sie vorab, für welchen Zeitraum und in welchem Detailgrad Ihr Kunde eine Aufstellung möchte. Ein monatlicher Überblick braucht eine andere Gliederung als der Nachweis für eine einzelne Leistungsphase. Die Vorlage unten ist ein praktischer Ausgangspunkt, keine verbindliche Formvorgabe.
Eine einfache Vorlage für Ihre Aufstellung
Beginnen Sie mit einem kurzen Kopf: Ihr Büro, der Kunde, das Projekt und der Berichtszeitraum. Darunter folgt für jede Leistung eine Zeile. Übernehmen Sie die folgenden Felder in eine Tabelle oder in Ihr gewohntes Werkzeug.
Wenn Sie ein Projekt nach Phasen gliedern, gehört die Phase zur Zeile. So erkennt der Auftraggeber, ob die Stunden beispielsweise für den Entwurf oder die Ausführungsplanung angefallen sind. Verwenden Sie dieselben Bezeichnungen wie im Auftrag.
Führen Sie unter den Zeilen die Stunden für den gewählten Zeitraum zusammen. Einen Stundensatz und Betrag ergänzen Sie dort, wo sie zur vereinbarten Abrechnung passen. Bei einem Pauschalhonorar beschreibt der Nachweis zunächst den Aufwand. Aus Stunden mal internem Zielstundensatz entsteht dadurch kein zusätzlich vereinbarter Preis.
- Kopf: Büro · Kunde · Projekt · Zeitraum.
- Spalten: Datum · Phase · Leistung · Dauer.
- Bei mehreren Projekten: eine zusätzliche Spalte für das Projekt.
- Bei vereinbarter Stundenabrechnung: Stundensatz und Betrag ergänzen.
- Abschluss: Zusammenfassung der Stunden, Erstellungsdatum und eindeutige Fassung.
Ein ausgefülltes Beispiel
Das folgende fiktive Beispiel zeigt drei Einträge für das Projekt „Wohnhaus Seestraße“ im Zeitraum vom 14. bis 18. September 2026. Alle drei gehören zur Phase „LP 3 Entwurfsplanung“. Die Angaben reichen aus, um die Arbeit wiederzuerkennen, ohne interne Notizen mitzuschicken.
Zusammen ergeben die Einträge 4:30 Stunden. Wäre für diese Leistungen eine Stundenabrechnung zu 80 €/h vereinbart, entspräche das 360 € exkl. MwSt. Bei einem Pauschalhonorar bleibt es bei der vereinbarten Preisgrundlage. Die 4:30 Stunden belegen dann den Zeitaufwand.
Achten Sie auf das Zahlenformat: 1:30 Stunden sind eine Stunde und dreißig Minuten, also 1,5 Dezimalstunden. Sie sind nicht 1,30 Dezimalstunden. Bleiben Sie im gesamten Nachweis bei einer Schreibweise.
- 14.09.2026 · Grundriss nach der Entwurfsbesprechung überarbeitet · 2:15 h.
- 15.09.2026 · Fensteranordnung mit dem Auftraggeber abgestimmt · 0:45 h.
- 17.09.2026 · Planstand für die nächste Besprechung zusammengestellt · 1:30 h.
- Zusammenfassung: 4:30 h.
Leistungen so beschreiben, dass sie verständlich bleiben
Benennen Sie die Tätigkeit und ihren Gegenstand. „Besprechung“ ist sehr allgemein. „Materialauswahl für den Empfangsbereich abgestimmt“ erklärt den Anlass. Bei wiederkehrenden Arbeiten hilft ein gleichbleibender Name, ergänzt um den konkreten Inhalt.
Schreiben Sie sachlich. Der Kunde braucht weder Ihre interne Bewertung einer Besprechung noch persönliche Anmerkungen über Beteiligte. Solche Notizen gehören in Ihre eigenen Unterlagen, nicht in den Nachweis.
Prüfen Sie außerdem die Zuordnung. Eine gut formulierte Zeile im falschen Projekt oder in der falschen Phase ist immer noch falsch. Kontrollieren Sie deshalb erst Projekt und Phase, dann Beschreibung und Dauer.
Zusatzleistungen von beauftragter Arbeit trennen
Wünscht der Kunde eine zusätzliche Variante, erfassen Sie deren Zeit getrennt von den beauftragten Varianten. So können beide Seiten nachvollziehen, welcher Aufwand ursprünglich vorgesehen war und welcher Wunsch später hinzugekommen ist.
Beschreiben Sie den zusätzlichen Wunsch möglichst konkret und halten Sie die Abstimmung dazu separat fest. Ein Zeiteintrag dokumentiert den Aufwand. Er ersetzt keine Vereinbarung darüber, welche Leistung zu welchem Preis übernommen wird.
Ist lediglich eine beauftragte Arbeit länger als geplant ausgefallen, behandeln Sie das zunächst als Abweichung Ihrer Kalkulation. Eine Budgetüberschreitung allein ist keine Zusatzleistung.
Den Nachweis vor dem Versand prüfen
Lesen Sie die Aufstellung einmal aus Sicht des Kunden. Stimmen der Zeitraum und die Projektnamen? Lassen sich die Leistungen dem Auftrag zuordnen? Sind Stunden und gegebenenfalls Beträge nachvollziehbar? Fehlt eine Zeile oder wurde ein Arbeitsblock doppelt erfasst?
Speichern Sie die tatsächlich versendete Fassung mit einem eindeutigen Namen, beispielsweise „Wohnhaus Seestraße – September 2026 – Fassung 1“. Bei einer Korrektur vergeben Sie eine neue Fassung und erklären kurz, was sich geändert hat. So reden Sie beide über dieselben Zahlen.
- Kunde, Projekte und Zeitraum stimmen.
- Jede Leistung ist verständlich beschrieben und richtig zugeordnet.
- Die Stunden sind vollständig und ohne Doppelzählung zusammengefasst.
- Interne Notizen und interne Kennzahlen sind entfernt.
- Die versendete Fassung ist eindeutig gespeichert.
Den passenden Bericht in Phased wählen
Für einen frei gewählten Zeitraum über ein oder mehrere Projekte verwenden Sie in Phased den „Stundennachweis“. Wählen Sie den Adressaten „Kunde“ und prüfen Sie die aufgenommenen Projekte. Interne Projekte werden in dieser Kundenfassung nicht angeboten. Zeitraum, Gruppierung und Detailgrad legen fest, wie die erfasste Arbeit dargestellt wird.
Für die beauftragten Leistungen und das Honorar einer einzelnen Phase gibt es mit Pro den „Phasenbericht“. Der „Projektbericht“ fasst mehrere Phasen zusammen. In diesen beiden Berichten können Sie Zusatzleistungen separat unter „Zusätzliche Leistungen“ ausweisen, mit eigenen Stunden und einem eigenen Betrag.
Ein wichtiger Unterschied zur gefilterten Zeitansicht: Ein Stundennachweis übernimmt keine Einschränkung auf einzelne Phasen oder auf den Umfang. Solche Filter werden beim Öffnen des Berichts nicht stillschweigend mitgenommen. Prüfen Sie den Hinweis im Erstellungsdialog und die Auswahl vor dem Speichern.
Der Stundennachweis gehört zu Free. Mit Pro können Sie Logo und Bürodaten im Briefkopf verwenden. Phasenbericht und Projektbericht gehören ebenfalls zu Pro. Die Kundenfassung zeigt keine privaten Notizen, Budgetwarnungen oder effektiven Stundensätze.
Gespeicherte Zahlen bleiben nachvollziehbar
Beim Erstellen eines Berichts sichert Phased die zugrunde liegenden Angaben. Später hinzugefügte Stunden oder geänderte Stundensätze schreiben die gespeicherten Zahlen nicht um. Öffnen Sie die gespeicherte Fassung und prüfen Sie sie, bevor Sie das PDF versenden.
Müssen die Stunden oder Beträge korrigiert werden, berichtigen Sie zuerst die erfassten Daten und erstellen danach einen neuen Bericht. Die ältere Fassung bleibt erhalten. Änderungen an der Darstellung, etwa am Briefkopf, sind etwas anderes als eine spätere Änderung der gesicherten Arbeitsstunden.
Häufige Fragen
Brauche ich für jeden Kunden einen eigenen Stundennachweis?
Bereiten Sie die Aufstellung so vor, dass der Empfänger ausschließlich seine Projekte sieht. In Phased wählen Sie dafür die passenden Projekte aus und kontrollieren die gespeicherte Kundenfassung vor dem Versand.
Muss ich Beginn und Ende jeder Tätigkeit angeben?
Die Vorlage arbeitet mit Datum und Dauer. Klären Sie mit Ihrem Kunden, welche Angaben er für seinen Zweck benötigt. Die sinnvolle Detailtiefe hängt vom Auftrag und von Ihrer Vereinbarung ab.
Sieht mein Kunde meinen internen Stundensatz?
Interne Kennzahlen wie der effektive Stundensatz bleiben in Phased aus Kundendokumenten ausgeschlossen. Bei Stundenabrechnung kann der für die Preisberechnung verwendete Stundensatz erscheinen. Bei einem Pauschalhonorar wird der interne Kalkulationssatz nicht als Kundenpreis ausgegeben.
Kann ich die Vorlage auch ohne Phased nutzen?
Ja. Kopf, Spalten und Prüfliste sind unabhängig vom Werkzeug. Sie können die Struktur in einer Tabelle anlegen. Phased hilft Ihnen, den Bericht aus bereits erfassten Zeiten zu erstellen und die gesicherten Zahlen später wieder aufzurufen.