Stundensatz als Architekt berechnen: mit Ihren Kosten und Ihrer Zeit
Welchen Stundensatz muss Ihr Büro erreichen? Teilen Sie den jährlichen Finanzbedarf durch die Stunden, die Sie tatsächlich für Kundenprojekte leisten können. Dieser Ratgeber führt Sie durch die Kalkulation und zeigt, wie Sie das Ergebnis an abgeschlossenen Leistungsphasen überprüfen.
Nicht jede Arbeitsstunde trägt ein Honorar
Ein voller Kalender sagt noch nicht, wie viele Stunden Ihr Büro finanzieren. Angebote, Akquise und Büroorganisation gehören zur Arbeit, lassen sich aber keinem Kunden direkt berechnen. Die Stunden in Ihren Kundenprojekten müssen auch diesen Aufwand tragen.
Für eine erste Kalkulation brauchen Sie zwei Zahlen: den Betrag, den Ihr Büro im Jahr erwirtschaften soll, und die realistisch verfügbaren Stunden für Kundenarbeit. Daraus entsteht ein Zielstundensatz für Ihre Planung. Er ist weder eine Marktpreisempfehlung noch eine Honorarvorgabe.
Den jährlichen Finanzbedarf aufschreiben
Beginnen Sie mit den laufenden Bürokosten. Dazu gehören beispielsweise Miete, Software, Versicherungen, Kammerbeiträge, Buchhaltung und Fortbildung. Berücksichtigen Sie auch Geräte, die Sie nur alle paar Jahre ersetzen. Sonst sieht ein Jahr ohne Neuanschaffung günstiger aus, als es auf Dauer ist.
Ergänzen Sie Ihre eigene Vergütung und einen bewusst gewählten Betrag für Rücklagen und unternehmerisches Risiko. Ihre Vergütung ist dabei nicht mit dem später verfügbaren privaten Nettobetrag gleichzusetzen. Persönliche Steuern und Vorsorge müssen darin berücksichtigt sein. Führen Sie jeden Posten nur einmal auf.
Ein frei gewähltes Beispiel für ein Ein-Personen-Büro: 24.000 € Bürokosten, 56.000 € kalkulatorische Vergütung und 8.000 € für Rücklagen und Risiko ergeben 88.000 € im Jahr. Diese Zahlen dienen nur dem Rechenweg. Setzen Sie an ihrer Stelle die Beträge Ihres Büros ein.
- Laufende Kosten und Ersatzanschaffungen berücksichtigen.
- Eigene Vergütung und Rücklagen getrennt benennen.
- Mit Jahreswerten rechnen und Doppelzählungen vermeiden.
Die verfügbaren Kundenstunden realistisch ansetzen
Ziehen Sie vom Kalenderjahr zunächst die Zeit ab, in der Sie nicht arbeiten: Urlaub, Feiertage sowie einen realistischen Ansatz für Krankheit und Fortbildung. Schätzen Sie anschließend, wie viele Stunden einer verbleibenden Woche tatsächlich auf Kundenprojekte entfallen. Büroorganisation und Akquise gehen davon noch ab.
Im Beispiel bleiben 44 Arbeitswochen mit jeweils 25 Stunden Kundenarbeit. Das ergibt 1.100 Stunden im Jahr. Es ist eine Annahme für dieses Büro, kein Richtwert für den Beruf. Wenn Sie bereits Zeiten erfassen, prüfen Sie mehrere normale Wochen und schwächere Monate. Eine einzelne voll ausgelastete Woche ist keine belastbare Jahresplanung.
Bei Pauschalhonoraren zählen auch die Projektstunden, die Sie dem Kunden nicht einzeln ausweisen. Entscheidend ist, wie viel Ihrer Zeit die beauftragte Leistung braucht. Unbezahlte Mehrarbeit verschwindet nicht dadurch, dass sie auf keinem Dokument steht.
Den Zielstundensatz berechnen
Teilen Sie den jährlichen Finanzbedarf durch die geplanten Kundenstunden. Für unser Beispiel lautet die Kalkulation: 88.000 € ÷ 1.100 Stunden = 80 € pro Stunde. Dieser Satz deckt genau die zuvor gewählten Annahmen ab.
Prüfen Sie daneben einen vorsichtigeren Fall. Sind nur 1.000 Kundenstunden möglich, werden bei gleichem Jahresbedarf 88 € pro Stunde nötig. Ein niedrigerer Zeitansatz macht also nicht nur Ihren Kalender entspannter. Er verändert unmittelbar den Betrag, den jede Kundenstunde tragen muss.
Alle Beträge im Beispiel sind exkl. MwSt. Der errechnete Satz ist eine Grundlage für Ihre Kalkulation. Ob ein konkreter Auftrag wirtschaftlich passt, hängt auch von seinem Umfang, dem erwarteten Aufwand und dem vereinbarten Honorar ab.
- Zielstundensatz = jährlicher Finanzbedarf ÷ geplante Kundenstunden.
- 88.000 € ÷ 1.100 Stunden = 80 €/h.
- 88.000 € ÷ 1.000 Stunden = 88 €/h.
Ein Pauschalhonorar an den Stunden prüfen
Der Zielstundensatz hilft auch, wenn Sie nach Leistungsphasen oder pauschal abrechnen. Teilen Sie den vereinbarten Honoraranteil einer Phase durch Ihren Zielstundensatz. Bei 3.200 € und 80 €/h ergibt sich ein Stundenbudget von 40 Stunden.
Nach Abschluss prüfen Sie den tatsächlichen Aufwand. Hat die beauftragte Leistung 32 Stunden gebraucht, liegt der effektive Stundensatz bei 100 €. Bei 50 Stunden sind es 64 €. Beide Werte ergeben sich aus demselben Honorar. Der Unterschied liegt in der Zeit.
Der effektive Stundensatz ist kein Gewinn. Ihre Bürokosten sind darin noch nicht abgezogen. Bei einer laufenden Phase ist er außerdem vorläufig: Solange weitere Stunden hinzukommen, kann er sinken. Vergleichen Sie deshalb abgeschlossene Phasen miteinander, wenn Sie Erfahrungen für neue Angebote sammeln.
Aus einer Abweichung die richtige Konsequenz ziehen
Liegt eine Phase unter Ihrem Zielstundensatz, lesen Sie zuerst die zugehörigen Zeiteinträge. War der beauftragte Entwurf aufwendiger als erwartet? Gab es zusätzliche Varianten? Oder fiel viel Zeit auf Abstimmungen, die im Angebot kaum berücksichtigt waren? Je nach Ursache ist eine andere Anpassung sinnvoll.
Ein höherer Aufwand innerhalb des Auftrags bleibt Teil dieser Leistung. Ein zusätzlicher Kundenwunsch kann dagegen eine gesonderte Vereinbarung erfordern. Die bloße Überschreitung Ihres Stundenbudgets macht aus einer Arbeit noch keine Zusatzleistung.
Halten Sie für das nächste Angebot eine konkrete Erkenntnis fest: mehr Zeit für die Abstimmung vorsehen, die Zahl der Varianten klar benennen oder den Honoraranteil der betreffenden Phase anpassen. Eine Projektsumme allein liefert diese Information selten.
Den Stundensatz in Phased verwenden
Den errechneten Satz können Sie in Phased als Standard-Stundensatz in den Einstellungen hinterlegen. Mit Pro sind abweichende Stundensätze je Projekt oder Phase möglich. Der Stundensatz der Phase hat Vorrang vor dem Projekt-Stundensatz. Ohne eigene Vorgabe gilt der Standard aus den Einstellungen.
Wichtig bei einer Änderung: Der Standard gilt auch für bestehende Projekte und Phasen, die keinen eigenen Stundensatz haben. Laufende Auswertungen ändern sich dadurch. Wenn Sie mit Pro einen bisherigen Satz für ein laufendes Projekt beibehalten möchten, hinterlegen Sie ihn dort ausdrücklich, bevor Sie den Standard ändern.
Mit Pro stellen Sie dem erfassten Aufwand das Honorar je Phase gegenüber und sehen die Budgetnutzung sowie den effektiven Stundensatz auf der Seite „Profitabilität“. Gespeicherte Kundenberichte behalten ihre bei der Erstellung gesicherten Zahlen. Phased ermittelt Ihre Bürokosten nicht für Sie. Die Kalkulation dieses Ratgebers ist der Schritt vor der Eingabe.
Häufige Fragen
Kann ich einfach einen üblichen Architekten-Stundensatz übernehmen?
Ein fremder Satz sagt wenig darüber aus, ob er Ihre Kosten und Ihre verfügbare Zeit abdeckt. Rechnen Sie zuerst mit Ihren eigenen Zahlen. Marktpreise können anschließend bei der Einordnung helfen, ersetzen aber keine Büro-Kalkulation.
Ist der Zielstundensatz derselbe wie der effektive Stundensatz?
Nein. Den Zielstundensatz legen Sie für Ihre Planung fest. Der effektive Stundensatz zeigt bei einem vereinbarten Honorar, welcher Betrag tatsächlich auf jede erfasste Stunde entfällt. Erst nach Abschluss steht der Zeitaufwand fest.
Wie oft sollte ich neu kalkulieren?
Prüfen Sie Ihre Annahmen mindestens bei der Jahresplanung sowie bei spürbaren Änderungen Ihrer Kosten oder Auslastung. Für die Nachkalkulation lohnt sich zusätzlich ein kurzer Blick nach jeder abgeschlossenen Leistungsphase.
Berechnet Phased das Honorar nach HOAI?
Nein. Sie legen die Phasen selbst an und tragen das vereinbarte Honorar ein. Phased hilft Ihnen, den tatsächlichen Zeitaufwand und die Profitabilität zu prüfen. Eine Honorarberechnung nach HOAI übernimmt es nicht.