Stunden je Leistungsphase erfassen und das Honorar im Blick behalten

Schritt 1: Die beauftragten Leistungsphasen benennen

Notieren Sie nur die Leistungsphasen, die tatsächlich beauftragt sind, nicht alle neun. Bei vier beauftragten Phasen sind das vier Zeilen. Kommt später eine Phase dazu, ergänzen Sie sie. Die bisher erfassten Stunden bleiben dabei, wo sie sind.

Die Bezeichnungen wählen Sie selbst. Viele Büros schreiben „LPH 2 Vorplanung“, andere einfach „Entwurf“ oder „Genehmigung“. Wichtig ist nur, dass dieselbe Leistung in jedem Projekt gleich heißt. Sonst können Sie am Jahresende zwei Projekte nicht miteinander vergleichen.

Leistungsphasen überschneiden sich oft. Ordnen Sie eine Stunde deshalb der Phase zu, zu der die Arbeit gehört, auch wenn die nächste Phase schon läuft.

• Nur beauftragte Leistungen bekommen eine Phase.
• Jede Leistung heißt in jedem Projekt gleich.
• Interne Arbeit wie Akquise und Büroverwaltung führen Sie getrennt von den Kundenprojekten.

Schritt 2: Das Honorar den Phasen zuordnen

Meist ist das Honorar im Angebot schon auf die Phasen verteilt. Übernehmen Sie diese Verteilung und schreiben Sie zu jeder Phase ihren Betrag. Bei einem Pauschalhonorar schätzen Sie die Anteile selbst, und zwar vor Projektbeginn.

Dabei gelten zwei Regeln. Zusammen ergeben die Anteile das vereinbarte Honorar. Und Sie erhöhen den Anteil einer Phase nicht, nur weil sie mehr Arbeit macht als geplant. Sonst sehen Sie die Überschreitung in Ihrer Auswertung nicht mehr.

• Die Anteile ergeben zusammen das vereinbarte Honorar.
• Bei einem Pauschalhonorar schätzen Sie die Anteile vor Beginn.
• Dauert eine Phase länger, bleibt ihr Anteil trotzdem gleich.

Schritt 3: Aus dem Zielstundensatz ein Stundenbudget ableiten

Mit einem Eurobetrag können Sie während der Arbeit wenig anfangen. Die erfasste Zeit lässt sich nur mit einer Stundenzahl vergleichen. Teilen Sie deshalb den Honoraranteil durch den Stundensatz, den Ihr Büro mindestens erreichen muss.

Ein Beispiel mit frei gewählten Zahlen: Für eine Phase sind 2.700 € vereinbart. Bei einem Zielstundensatz von 90 €/h ergibt das ein Budget von 30 Stunden. Ist die Phase nach 24 Stunden fertig, haben Sie 80 % davon verbraucht und 112,50 € pro Stunde erzielt. Brauchen Sie 45 Stunden, sind es 150 % und nur noch 60 € pro Stunde. Das Honorar ist in beiden Fällen dasselbe, das Ergebnis ein völlig anderes. Die Zahlen sind weder ein Branchenwert noch eine HOAI-Vorgabe.

Honorar geteilt durch Stunden ergibt den effektiven Stundensatz, nicht den Gewinn. Bürokosten, Versicherungen, Software, Urlaub und Steuern sind darin noch nicht abgezogen. Die Zahl zeigt, was eine Arbeitsstunde vor diesen Kosten eingebracht hat. Ihr Zielstundensatz muss deshalb deutlich über dem liegen, was Ihnen am Ende bleiben soll.

• Stundenbudget = Honoraranteil ÷ Zielstundensatz.
• Effektiver Stundensatz = Honoraranteil ÷ erfasste Stunden.
• Sind Sie früher fertig, steigt der effektive Stundensatz.
• Das Budget ist Ihr interner Richtwert, keine Obergrenze gegenüber dem Auftraggeber.

Schritt 4: Projekt, Phase, Aufgabe und Dauer erfassen

Ein brauchbarer Zeiteintrag hat fünf Angaben, zum Beispiel: 14.09.2026, Projekt „Wohnhaus Seestraße“, Phase „LPH 3 Entwurfsplanung“, Aufgabe „Grundrisse überarbeiten“, Dauer 2:15 h. Fehlt die Phase, landet die Stunde nur beim Projekt. Dann haben Sie am Ende wieder nur die Projektsumme.

Ein Protokoll auf die Minute brauchen Sie nicht. Erfassen Sie Ihre Arbeitsblöcke mit der Dauer, die sie tatsächlich hatten. Wichtiger als die letzte Minute ist, dass jeder Block in der richtigen Phase steht.

Manches ist nur für Sie bestimmt. Notizen am Eintrag und der effektive Stundensatz erscheinen in keinem Kundendokument. Was sonst im PDF steht, hängt vom Bericht und vom gewählten Detailgrad ab.

• Ein Eintrag braucht Datum, Projekt, Phase, Aufgabe und Dauer.
• Erfassen Sie die tatsächliche Dauer, keine runde Schätzung.
• Erfassen Sie am selben Tag. Bis Freitag sind kurze Telefonate und kleine Korrekturen vergessen.
• Notizen und effektiver Stundensatz bleiben intern.

Schritt 5: Zusatzleistungen von Anfang an trennen

Der Auftraggeber möchte noch eine weitere Variante sehen. Allein die Besprechung dazu dauert zwei Stunden. Laufen diese Stunden in die normale Phase, sieht die Leistungsphase überzogen aus, obwohl die beauftragte Arbeit im Rahmen liegt.

Markieren Sie solche Stunden deshalb als Zusatzleistung, und zwar gleich, solange die Arbeit läuft. Dann werden sie nicht auf das Budget der Phase angerechnet, bleiben aber erfasst. So bemerken Sie Scope Creep, also die schleichende Ausweitung der Leistung, bevor er unbemerkt im Phasenbudget verschwindet.

Die Markierung gehört an den einzelnen Zeiteintrag, nicht an die Aufgabe. So kann eine Aufgabe beides enthalten: vier beauftragte Besprechungen und eine fünfte, die nicht beauftragt war. Was als Zusatzleistung gilt, klären Sie mit Ihrem Auftraggeber. Eine Phase, die einfach länger dauert als kalkuliert, ist keine Zusatzleistung. Sie senkt nur Ihren effektiven Stundensatz.

• Markieren Sie, solange die Arbeit läuft. Später fehlen Ihnen die Einzelheiten.
• Ein überschrittenes Budget allein macht noch keine Zusatzleistung.
• Nehmen Sie diese Stunden in einen Kundenbericht auf, stehen sie im Abschnitt „Zusätzliche Leistungen“, mit eigenen Stunden und eigenem Betrag.

Schritt 6: Wöchentlich prüfen, monatlich auswerten

Wer erst am Freitag erfasst, schätzt. Die Woche wird dann aus Kalender und Gedächtnis zusammengesetzt, und gerade die ungeplanten Stunden fallen dabei weg. Genau sie entscheiden aber, ob eine Leistungsphase mit ihrem Honorar auskommt.

Erfassen Sie also laufend und nehmen Sie sich freitags eine Viertelstunde für die Durchsicht. Fehlt ein Block, tragen Sie ihn ein. Steht ein Eintrag in der falschen Phase, ordnen Sie ihn um. Arbeit außerhalb des Auftrags markieren Sie jetzt und nicht erst, wenn der Bericht ansteht.

Einmal im Monat werten Sie aus. Bei laufenden Projekten sehen Sie je Phase, wie viel vom Budget verbraucht ist und welchen effektiven Stundensatz Sie gerade erreichen. Dort können Sie noch gegensteuern. Bei abgeschlossenen Projekten sehen Sie, was eine Stunde am Ende eingebracht hat. Mit diesem Wert kalkulieren Sie das nächste Angebot.

• Täglich erfassen, freitags prüfen, monatlich auswerten.
• Ist ein Projekt abgeschlossen, archivieren Sie es. Stunden, Budgets und Berichte bleiben erhalten.

So setzt Phased das Verfahren um

Phased ist für genau diese Aufteilung gebaut. Jeder Zeiteintrag gehört zu einem Projekt und zu einer Phase. Sie legen die Phasen so an, wie Sie beauftragt sind, und geben jeder ihren Anteil am Honorar. Tragen Sie stattdessen ein Honorar für das ganze Projekt ein, verteilt Phased es gleichmäßig auf die Phasen. Die einzelnen Beträge passen Sie danach je Phase an. Starten Sie ein Projekt ohne Phasen und teilen es später auf, landen alle bisherigen Einträge in der ersten Phase.

Das Budget einer Phase tragen Sie entweder als Betrag oder als Stunden ein. Phased rechnet es mit dem geltenden Stundensatz in die andere Einheit um. Der eingegebene Wert bleibt dabei unverändert. Ihren Standard-Stundensatz legen Sie einmal in den Einstellungen fest. Ein Projekt oder eine einzelne Phase kann einen eigenen Satz bekommen. Der Satz der Phase hat dabei Vorrang vor dem des Projekts. Fehlen beide, gilt der Standard-Stundensatz.

Zeit erfassen Sie auf zwei Wegen. Im Wochenkalender ziehen Sie zum Beispiel von 11:30 bis 13:00 und wählen das Projekt. Schon steht ein Eintrag über 90 Minuten. Wissen Sie noch nicht, wie lange die Arbeit dauert, starten Sie die Stoppuhr in der Timer-Leiste. Phase und Aufgabe wählen Sie gleich mit oder ergänzen sie später im Eintrag.

• Für jede Phase zeigt Phased den Budgetstatus: „Im Budget“ unter 80 %, „Wird knapp“ von 80 % bis einschließlich 100 %, „Über Budget“ über 100 % und „Kein Budget“, wenn keines hinterlegt ist.
• Das Budget ist keine Sperre. Sie können jederzeit weiter erfassen.
• Zusatzleistungen markieren Sie am einzelnen Eintrag, sobald die Phase ein Budget hat. Das geht auch, während die Aufgabe noch läuft.

Der Stundennachweis für den Auftraggeber

Will Ihr Auftraggeber wissen, wofür die Stunden angefallen sind, erstellen Sie den Nachweis direkt aus Ihren Einträgen. Abends eine Tabelle nachzubauen, ist nicht nötig. Der Stundennachweis umfasst einen Zeitraum und die Projekte, die Sie auswählen. Für eine einzelne Leistungsphase gibt es den Phasenbericht, für das ganze Projekt den Projektbericht.

Im Phasen- und im Projektbericht wählen Sie den Detailgrad. Bei „Aufgaben“ steht jede Aufgabe mit ihren Stunden im Bericht. „Phasen“ fasst die Arbeit zu einer Zeile je Phase zusammen, wenn der Bericht mehrere Phasen enthält. „Zusammenfassung“ nennt nur den Betrag, ohne Aufschlüsselung.

Beim Erstellen hält Phased Leistungen, Stundensätze und Beträge fest. Korrigieren Sie danach einen Zeiteintrag, bleibt der verschickte Bericht unverändert. Sollen die neuen Zahlen hinein, erstellen Sie eine neue Fassung.

• Notizen und interne Zahlen wie der effektive Stundensatz erscheinen in keinem Kundendokument.
• Auf Wunsch steht Ihr Briefkopf mit Logo und Bürodaten auf dem Bericht.
• Jede Fassung behält ihre Zahlen und bleibt unter „Berichte“ abrufbar.