Stunden je Leistungsphase erfassen: ein Leitfaden für Architekten

Schritt 1: Die beauftragten Leistungsphasen benennen

Schreiben Sie auf, wofür Sie beauftragt sind, nicht die vollständige Liste der Leistungsphasen. Vier beauftragte Phasen ergeben vier Zeilen. Kommt später eine dazu, fügen Sie sie hinzu, und die bereits erfassten Stunden bleiben, wo sie sind.

Die Namen dürfen Ihre eigenen sein. Für viele Büros ist „LP 2 Vorplanung“ die klarste Bezeichnung, „Entwurf“ oder „Genehmigung“ ist genauso gültig. Entscheidend ist, dass in jedem Projekt dasselbe Wort für dieselbe Leistung steht, denn nur dann lassen sich zwei Projekte am Jahresende vergleichen.

Leistungsphasen können sich zeitlich überschneiden. Ordnen Sie die Stunden deshalb der Phase zu, zu der die Arbeit gehört, auch wenn die nächste Phase schon begonnen hat.

• Nur beauftragte Leistungen bekommen eine Phase.
• Ein Name je Leistung, in jedem Projekt derselbe.
• Interne Arbeit wie Akquise und Büroverwaltung führen Sie getrennt von den Kundenprojekten.

Schritt 2: Das Honorar den Phasen zuordnen

Im Angebot ist Ihr Honorar meist schon verteilt. Übernehmen Sie diese Verteilung und tragen Sie neben jede Phase den Betrag, der auf sie entfällt. Bei einem Pauschalhonorar schätzen Sie die Anteile, und zwar vor Beginn und nicht im Nachhinein.

Beachten Sie dabei zwei Regeln. Die Summe der Anteile muss dem vereinbarten Honorar entsprechen. Erhöhen Sie den Anteil einer Phase nicht allein deshalb, weil sie mehr Aufwand verursacht als geplant. Sonst ist die Überschreitung in Ihrer Auswertung nicht mehr erkennbar.

• Die Summe der Anteile ergibt das vereinbarte Honorar.
• Bei einem Pauschalhonorar schätzen Sie die Anteile vorab.
• Ein Anteil wird nicht erhöht, weil die Phase länger gedauert hat.

Schritt 3: Aus dem Zielstundensatz ein Stundenbudget ableiten

Ein Betrag allein sagt Ihnen während der Arbeit wenig. Sie brauchen eine Stundenzahl, mit der Sie die erfasste Zeit vergleichen können. Setzen Sie dafür den Stundensatz an, den Ihr Büro erreichen muss, und teilen Sie den Honoraranteil durch diesen Satz.

Ein Rechenbeispiel, kein Branchenwert und keine HOAI-Zuordnung: Eine Phase ist mit 2.700 € vereinbart. Bei einem Zielstundensatz von 90 €/h ergibt das ein Stundenbudget von 30 Stunden. Nach 24 Stunden sind 80 % davon verbraucht, und der effektive Stundensatz liegt bei 112,50 €/h. Nach 45 Stunden sind es 150 % und 60 €/h. Dieselbe Phase, derselbe Betrag, ein völlig anderes Ergebnis.

Honorar geteilt durch Stunden ist ein effektiver Stundensatz, kein Gewinn. Bürokosten, Versicherungen, Software, Urlaub und Steuern sind darin nicht abgezogen. Die Zahl zeigt, was eine Arbeitsstunde vor diesen Abzügen eingebracht hat. Ihr Zielstundensatz liegt deshalb deutlich über dem Betrag, der Ihnen am Ende bleibt.

• Stundenbudget = Honoraranteil ÷ Zielstundensatz.
• Effektiver Stundensatz = Honoraranteil ÷ erfasste Stunden.
• Der effektive Stundensatz steigt, wenn Sie früher fertig sind.
• Das Budget ist ein Warnwert für Sie, keine Obergrenze gegenüber dem Auftraggeber.

Schritt 4: Projekt, Phase, Aufgabe und Dauer erfassen

Ein brauchbarer Zeiteintrag enthält fünf Angaben. So sieht einer aus: 14.09.2026, Projekt „Wohnhaus Seestraße“, Phase „LP 3 Entwurfsplanung“, Aufgabe „Grundrisse überarbeiten“, Dauer 2:15 h. Fehlt die Phase, zählt die Stunde nur noch zum Projekt, und die Auswertung fällt auf die Projektsumme zurück.

Minutengenaue Protokolle brauchen Sie nicht. Erfassen Sie die tatsächliche Dauer der Blöcke, in denen Sie an einem Projekt gearbeitet haben. Wichtiger als die letzte Minute ist, dass jeder Block der richtigen Phase zugeordnet ist.

Trennen Sie dabei, was intern bleibt. Eine Notiz am Eintrag und der effektive Stundensatz sind Ihre Zahlen und erscheinen in keinem Kundendokument. Welche Angaben im PDF stehen, hängt vom gewählten Bericht und Detailgrad ab.

• Datum, Projekt, Phase, Aufgabe und Dauer bilden die Grundlage des Verfahrens.
• Erfassen Sie die tatsächliche Dauer und ordnen Sie jeden Block der richtigen Phase zu.
• Erfassen Sie am selben Tag. Kurze Besprechungen und kleine Korrekturen sind bis Freitag leicht vergessen.
• Notiz und effektiver Stundensatz bleiben intern.

Schritt 5: Zusatzleistungen von Anfang an trennen

Der Auftraggeber möchte noch eine Variante sehen, und die Besprechung dazu dauert zwei Stunden. Erfassen Sie diese Stunden wie alle anderen, sieht die Leistungsphase überzogen aus, obwohl die beauftragte Leistung im Plan liegt.

Markieren Sie solche Stunden stattdessen als Zusatzleistung, solange die Arbeit läuft. Sie werden dann nicht auf das Budget der beauftragten Phase angerechnet und bleiben trotzdem in Ihren Unterlagen. So bleibt Scope Creep, die schleichende Leistungsausweitung, sichtbar, statt still im Phasenbudget zu verschwinden.

Die Markierung gehört an den einzelnen Zeiteintrag und nie an die Aufgabe. Dieselbe Aufgabe trägt dann Stunden aus beiden Töpfen: vier beauftragte Besprechungen und eine fünfte, die es nicht war. Was eine Zusatzleistung ist, entscheiden Sie mit Ihrem Auftraggeber. Eine Phase, die länger dauert als kalkuliert, ist keine. Sie senkt den effektiven Stundensatz, mehr nicht.

• Markieren, während die Arbeit läuft. Später fehlt die Erinnerung.
• Eine Überschreitung des Budgets ist für sich genommen keine Zusatzleistung.
• Im Kundenbericht heißen diese Stunden „Zusätzliche Leistungen“, mit eigenen Stunden und eigenem Betrag.

Schritt 6: Wöchentlich prüfen, monatlich auswerten

Wer erst freitags erfasst, schätzt. Sie bauen die Woche aus Terminen und Erinnerung zusammen und verlieren still die Stunden, die niemand eingeplant hat. Genau diese Stunden entscheiden, ob eine Leistungsphase ihr Honorar trägt.

Erfassen Sie die Blöcke, solange die Arbeit frisch ist, und nehmen Sie sich freitags eine Viertelstunde. Fehlt ein Block, tragen Sie ihn nach. Liegt ein Eintrag auf der falschen Phase, verschieben Sie ihn. Gab es Arbeit außerhalb des Auftrags, markieren Sie sie jetzt und nicht erst, wenn der Bericht ansteht.

Einmal im Monat lesen Sie die Auswertung. Bei den laufenden Projekten sehen Sie je Phase die Budgetnutzung und den effektiven Stundensatz, also dort, wo Sie noch eingreifen können. Bei den abgeschlossenen sehen Sie, was die Arbeit am Ende pro Stunde gebracht hat. Damit kalkulieren Sie das nächste Honorar.

• Täglich erfassen, freitags prüfen, monatlich auswerten.
• Nach dem Abschluss archivieren Sie das Projekt. Stunden, Budgets und Berichte bleiben erhalten.

So bildet Phased die Methode ab

Phased ist auf genau diese Aufteilung gebaut. Jeder Zeiteintrag gehört zu einem Projekt und zu einer Phase, bei Kundenarbeit sind beide Pflicht. Die Phasen legen Sie so an, wie Sie beauftragt sind, und geben jeder ihren Anteil am Honorar. Tragen Sie ein Honorar für das ganze Projekt ein, verteilt Phased es gleichmäßig, und je Phase passen Sie die Beträge einzeln an.

Das Budget einer Phase steht in einer von zwei Einheiten, als Betrag oder als Stunden. Die andere Einheit rechnet Phased mit dem hinterlegten Stundensatz um, ohne den eingetragenen Wert zu verändern. Den Stundensatz hinterlegen Sie einmal als Standard in den Einstellungen, ein Projekt oder eine einzelne Phase darf abweichen. Der Stundensatz der Phase hat Vorrang vor dem Projekt-Stundensatz, sonst gilt der Standard-Stundensatz aus den Einstellungen.

Erfasst wird auf zwei Wegen. Ziehen Sie im Wochenkalender von 11:30 bis 13:00 und wählen Sie das Projekt, fertig ist ein Eintrag über 90 Minuten. Ist das Ende offen, starten Sie die Stoppuhr aus der Timer-Leiste und ergänzen die Angaben beim Stoppen.

• Je Phase steht, wie viel des Budgets verbraucht ist: „Im Budget“ unter 80 %, „Wird knapp“ von 80 % bis einschließlich 100 %, „Über Budget“ über 100 %, „Kein Budget“ ohne hinterlegtes Budget.
• Das Budget ist keine Sperre. Sie können jederzeit weiter erfassen.
• Zusatzleistungen markieren Sie am Eintrag, auch während die Aufgabe noch läuft.
• Stundenbudgets gehören zum Free-Tarif. Honorarbudgets, Budgetwarnungen und abweichende Stundensätze je Projekt oder Phase gehören zu Pro.

Der Stundennachweis für den Auftraggeber

Fragt Ihr Auftraggeber, wofür die Stunden angefallen sind, erstellen Sie den Nachweis aus den erfassten Daten statt aus einer Tabelle, die Sie abends nachbauen müssen. Ein Stundennachweis umfasst einen Zeitraum und die Projekte, die Sie aufnehmen. Für eine einzelne Leistungsphase gibt es den Phasenbericht, für das ganze Projekt den Projektbericht.

Den Detailgrad wählen Sie. „Einzeln aufgeführt“ listet jede kundensichtbare Aufgabe mit ihren Stunden, „Nach Phasen“ zeigt eine Zeile je Phase, „Zusammenfassung“ nennt den Betrag ohne Aufschlüsselung.

Beim Erstellen speichert Phased eine eigene Kopie der Leistungen, Stundensätze und Beträge. Korrigieren Sie später einen Zeiteintrag, ändert sich das versendete Dokument nicht. Müssen sich die Zahlen ändern, erstellen Sie eine neue Fassung.

• Notizen und interne Zahlen wie der effektive Stundensatz erscheinen in keinem Kundendokument.
• Im Free-Tarif trägt der Stundennachweis statt Ihres Logos einen kleinen Hinweis „Made with Phased“.
• Mit Pro stehen Logo und Bürodaten im Briefkopf. Phasenbericht und Projektbericht sind Pro-Funktionen.
• Jede Fassung behält ihre eigenen Zahlen und bleibt zum Prüfen verfügbar.